D’habitude, les gens se plaignent des réunions d’affaires pour diverses raisons. Parmi celles-ci, les coûts et les temps de transport figurent en général en bonne place. La technologie permet dorénavant d’envisager d’autres manières de concevoir les réunions d’affaires – des manières qui éliminent la notion de transport pour des résultats similaires, voire meilleurs. Deux options s’offrent à vous : la conférence Web et la messagerie instantanée.
Les services de gestion de conférences Web vous permettent d’assister aux réunions sans avoir à quitter votre siège.
Astuce :
Que se passe-t-il si l’un des assistants pressentis est incapable de se joindre à votre conférence Web ? Aucun problème. Les outils de gestion de conférence de type Microsoft Live Meeting vous permettent d’enregistrer les présentations, y compris la partie audio de celles-ci. Une fois la session enregistrée, il est possible de la publier et de la rendre disponible sur Internet aux personnes absentes lors de la réunion.
Conférences Web 101
Avec les conférences Web, personne n’est obligé de réserver un vol ou de payer un ticket en classe affaires. La technologie permet à votre entreprise de présenter des diapositives et de partager des documents avec des groupes de personnes de toutes tailles, chacun étant assis devant son PC. Habituellement, les participants appellent un centre d’appel pour obtenir une connexion audio à la réunion.
Et, aucun matériel ni logiciel particulier n’étant nécessaire, le coût d’une réunion Web est considérablement plus faible que celui associé à de longs voyages. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un téléphone, d’un PC connecté à Internet et d’un navigateur.
Comment cela fonctionne-t-il ? Avec Microsoft Office Live Meeting, un des principaux outils de gestion de conférence Web, un meneur de réunion (encore appelé le « présentateur ») peut planifier la réunion et y inviter les divers participants. Ceux-ci se connectent au site Web de Live Meeting à l’heure convenue et la réunion commence.
En cours de session Live Meeting, les présentateurs partagent leur bureau de PC avec les participants. Tout ce que les présentateurs affichent sur l’écran de leur ordinateur peut être vu par les assistants virtuels. Par exemple, ils peuvent effectuer une présentation avec Microsoft Office PowerPoint ou faire parcourir une feuille de calcul Excel au public. Live Meeting permet également les activités de type :
- Chat
- Récupération de données en ligne
- Tableau blanc pour le dessin
- Recodage et second passage de présentations
Appels commerciaux, sessions de formation, démonstrations client, présentation de nouveaux produits et réunions d’équipe : voilà juste quelques unes des utilisations possibles de la gestion de conférence Web. La tarification s’effectue habituellement sur la base d’un abonnement ou à la minute.
IM : Désormais plus que le simple chat
Parfois, tout ce dont vous avez besoin pour résoudre un problème, c’est une réunion brève et informelle avec les deux ou trois personnes concernées. Si ces personnes ont des bureaux éloignés du vôtre, l’IM (Instant Messaging, ou messagerie instantanée en français) — l’outil favori des adeptes du chat en ligne — peut constituer une alternative économique à une série de courriers électroniques ou d’appels téléphoniques longue distance. Voici à quoi peut servir l’IM :
Partager les applications et les tableaux blancs
Avec Windows Messenger, le programme de messagerie instantanée gratuit qui accompagne Windows XP Professionnel, vous pouvez dépasser le simple échange de textes en temps réel avec des collègues ou des partenaires. Vous pouvez examiner des documents ou utiliser la fonction Tableau blanc avec des correspondants en ligne en temps réel, d’où la possibilité de travailler de façon collective sur des projets. Par exemple, vous pouvez ouvrir une présentation Microsoft PowerPoint sur votre ordinateur, choisir de la partager avec un correspondant en ligne sur Windows Messenger, et autoriser le correspondant en question à y introduire des modifications. Vous pouvez aussi ouvrir un tableau blanc pour partager des informations comme si vous partagiez un crayon et une feuille de papier. Vous pouvez aussi copier et coller des informations depuis n’importe quel programme Windows sur le tableau blanc.
Envoyez et recevez des fichiers et des photos
Vous pouvez décidez d’envoyer un document ou une photo à vos correspondants en ligne par le biais de Windows Messenger. Windows Messenger vous permet l’envoi direct de fichiers à vos correspondants et il vous avertit une fois les transferts effectués.
Pour discuter en face à face : la conférence vidéo
Windows Messenger permet l’organisation de conférences vidéo. Alors, au lieu de voyager pour avoir une réunion en face à face, pourquoi ne pas planifier une vidéo-conférence ? Tout ce dont vous et votre correspondant avez besoin, c’est un PC avec Windows XP, une carte son, un micro et des haut-parleurs (ou un casque), une webcam et, de préférence, une connexion haut-débit à Internet.
Communications orales
Vous pouvez utiliser les fonctions de communication PC à PC de Windows Messenger pour parler à vos correspondants n’importe où dans le monde par le biais d’Internet et ce à des coûts généralement moindres que ceux des services téléphoniques traditionnels. En outre, si vous souscrivez à un prestataire de services proposant une offre PC vers téléphone, vous pouvez appeler n’importe quel poste téléphonique depuis votre ordinateur. Pour vous connecter, vous devez disposer de Windows XP, d’une carte son, d’un micro et de haut-parleurs (ou d’un casque), ainsi que d’une connexion à Internet ou à un réseau local. En ce qui concerne les communications téléphoniques, vous devez aussi choisir un prestataire de services.
Autres outils pour réunions d’affaires
Office Live Meeting et Windows Messenger ne représentent que deux exemples de technologies susceptibles de vous aider à diminuer les coûts et le temps associés aux voyages d’affaires. Voici quelques outils traditionnels pour vous permettre de mieux mettre en oeuvre et préparer vos réunions :
Planifiez les réunions en ligne
La vérification des disponibilités de chacun des participants pressentis à une réunion peut parfois prendre autant de temps que la réunion elle-même. Le système de messagerie Exchange Server 2003 — qui fait partie de Windows Small Business Server 2003 — vous permet de visualiser les calendriers de vos collègues. Grâce à Office Outlook 2003, lui-même intégré dans la suite de programmes Office 2003 Édition PME, vous pourrez déterminer les plages horaires pendant lesquelles vos collègues sont disponibles et envoyer des invitations à vos réunions avec les formulaires de réponses préétablis.
Diffuser les contenus de réunion
Souvent, vous aimeriez que vos invités arrivent à la réunion avec un minimum de connaissances préalables. Si vous souhaitez que les participants examinent une série de documents avant la réunion, vous pouvez gagner du temps en en plaçant les versions les plus récentes sur votre site intranet. Si vous utilisez Windows Small Business Server dans votre entreprise, vous pouvez vous servir de Windows SharePoint Services pour développer un site Web interne et y afficher des documents que vos collaborateurs pourront consulter à tout moment.
Article extrait de Microsoft Entrepreneur