Il vous est possible de créer un document avec Word et de l’envoyer simplement par e-mail aux autres membres du réseau devant également intervenir sur ce texte. Ils pourront y intégrer leurs modifications et vous les faire parvenir rapidement par le même procédé.
La procédure pas à pas :
1. Une fois votre document Word créé, vous pouvez l’envoyer directement à la personne chargée de le relire, sans ouvrir votre logiciel de messagerie. Pour cela, dans le menu « Fichier » choisissez « Envoyer vers », puis « Destinataire du message (pour révision)… ».
2. Une fenêtre s’ouvre alors vous permettant d’indiquer le(s) destinataire(s) du document pour relecture. L’objet du message, la pièce jointe, ainsi que le commentaire sont automatiquement insérés. Il vous suffit alors de cliquer sur « Envoyer ».
3. Une fois que le destinataire a reçu le message, il ouvre directement le document Word depuis la fenêtre du message reçu. La barre d’outils « Révision » s’affiche alors automatiquement et toutes les modifications apportées au document apparaissent en couleur. Une fois le document relu entièrement, le relecteur peut le renvoyer à l’expéditeur en cliquant sur « Répondre en incluant des modifications ».
Une fenêtre s’ouvre alors (avec l’objet du message, la pièce jointe, ainsi que le commentaire) et il ne reste plus qu’à cliquer sur « Envoyer ».
4. Lorsque l’expéditeur du document original reçoit la version corrigée, une boîte de dialogue s’affiche alors, proposant de fusionner les deux versions.
Si la réponse est positive, les modifications sont automatiquement intégrées au document original. Sinon, le document Word s’ouvre et affiche les modifications proposées.
5. Le document Word corrigé affiche les modifications en couleur. Si plusieurs relecteurs ont effectué des corrections, celles-ci se présentent par différentes couleurs.
S’il le souhaite, l’auteur peut accepter ou refuser les modifications, une à une, ou pour l’ensemble du document.
Il est également possible de fusionner le document corrigé avec le document original. Pour ce faire, il suffit de choisir « Comparaison et fusion des documents » dans le menu « Outils ».
Article extrait de Microsoft Entrepreneur