Vous avez trop d’e-mails dans votre boîte de réception qui n’ont toujours pas été traité ? Voici quelques conseils pour nettoyer de façon efficace votre messagerie et ne pas vous laisser gagner par la pression.
Une boîte de réception trop chargée avec des dizaines d’e-mails non lus peut réellement vous poser des problèmes de concentration et ainsi nuire à votre productivité. Nous allons voir ensemble comment être à jour dans vos messages et retrouver rapidement ceux qui sont importants pour votre activité d’indépendant.
Pourquoi avoir une boîte de réception vide (ou presque) ?
Lorsque vous allez chercher le courrier dans votre boite aux lettres (physique), vous arrive-t-il d’en laisser à l’intérieur pour le lire une fois prochaine ? Ou regardez-vous rapidement le contenu des lettres avant de les reposer dans la boîte aux lettres pour vous en occuper ultérieurement ?La réponse est, normalement, négative. Vous devez donc agir avec votre messagerie numérique comme avec votre boîte aux lettres : ouvrir un e-mail une seule fois et le traiter immédiatement. Si vous n’avez pas le temps car une action de votre part est nécessaire, classez-le pour retrouver le message rapidement ou ajoutez-le à votre liste de tâches. Enfin, si l’e-mail n’a aucune utilité, mettez-le à la corbeille.
Imposez-vous des horaires de consultation
Une bonne pratique consiste à ne vous connecter à votre boîte e-mail qu’une à trois fois par jour et à heure fixe. Cette routine vous évitera d’avoir à gérer une source de distraction supplémentaire. Pour vous aider dans la mise en place de cette pratique, vous pouvez commencer par désactiver les notifications et alertes qui peuvent perturber votre concentration. Dans le même ordre d’idées, fermez votre onglet de messagerie ou quittez votre logiciel d’e-mail une fois que vous avez fini de consulter votre message. Vous pouvez choisir de regarder votre messagerie au début de la journée, après la pause de midi et en fin d’après-midi. Si vous avez beaucoup de messages en attente, essayez de le traiter par lots de 10, 15 ou 20 afin de gagner en productivité.
Appliquez la règle des trois tâches
Pour définir vos priorités dans le traitement de vos e-mails, vous pouvez inclure leur gestion dans votre liste de tâches de la journée. L’idée est de disposer de deux listes , une première « bac à sable » dans laquelle vous listez tout ce que vous avez à faire et la seconde dédiée à vos priorités. Dans cette dernières, vous ajoutez seulement 3 tâches que vous tirez de votre liste « bac à sable ». L’objectif est de réaliser ces 3 actions dans la journée ou sur deux jours si elles sont complexes . Une fois que ces 3 tâches sont complétées, vous pouvez en mettre 3 à nouveau. Nous vous conseillons de vous attaquer à la tâche la plus complexe le matin car c’est le moment de la journée où vous avez le plus d’énergie. Vous pouvez aussi appliquer la règle des deux minutes : si une tâche vous prend moins de deux minutes, effectuez-la sur le champ. Et lorsque vous avez fini de lire un mail qui ne nécessite pas de réponse, archivez-le pour vider progressivement votre boîte e-mail.
Utilisez les dossiers et les libellés
Lorsque vous avez fini de traiter les e-mails urgents ou de mettre dans votre liste de tâches ceux nécessitant un laps de temps supplémentaire, que faire des e-mails importants que vous souhaitez conserver ? La réponse est simple : classez-les.Pour bien ranger vos e-mails et les retrouver rapidement et facilement en cas de besoin, nous vous conseillons d’utiliser les dossiers et les libellés de vos outils de messagerie. Répartissez chacun de vos emails dans des catégories préalablement établies
: nom de client, type d’activité (vente, comptabilité, etc.) ou encore nom de projet. Pour affiner, vous pourrez aussi créer des sous-catégories. Attention toutefois à ne pas les multiplier car cela provoquerait l’inverse de l’effet recherché.
Derniers petits conseils pour bien gérer votre messagerie : désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas (si vous ne lisez pas une quotidienne pendant toute une semaine, c’est qu’elle ne vous intéresse pas tant que ça) et respectez les horaires de bureau pour l’envoi de vos e-mails : évitez d’écrire avant 9 heures et après 18 heures. En appliquant ces conseils, vous devriez voir votre boîte d’e-mails se vider progressivement et ainsi vous concentrer sur votre activité d’indépendant
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