Via les solutions cloud, vous hébergez vos données sur des serveurs externalisés. Gain de sécurité et facilité d’accès, ces solutions sont déjà couramment utilisées. Pourtant s’arrêter à cette possibilité de stockage, c’est passer à côté de bien d’autres avantages autant fonctionnels qu’économiques. Compta-gestion, suivi d’activité, CRM… découvrez comment le cloud peut faciliter votre développement et à quelles conditions !
De prime abord, on peut se méfier à l’idée de stocker ses données « dans les nuages », sur des serveurs externalisés aux quatre coins du monde. Pourtant, vous les utilisez déjà si vous avez une messagerie Yahoo ou Gmail par exemple, ou encore un abonnement à Net-entreprises pour vos déclarations sociales. En fait, ces solutions sont bien plus fiables que votre propre système interne.
Économie et simplicité pour l’accès et l’utilisation de vos applications informatiques
Pas d’installation de logiciels, pas de mises à jour à racheter et à gérer sur vos différents postes de travail… la solution cloud offre beaucoup de souplesse. Prenons l’exemple d’un logiciel de gestion de la relation clients (CRM). Vous recrutez un nouveau collaborateur, des intérimaires ou encore des stagiaires. Ils ont besoin d’un accès à la base. Pas besoin de racheter une licence, vous leur ouvrez simplement une session sur le service en ligne. Vous évitez ainsi bien des bugs et les incompatibilités.
Vos données sont mieux sauvegardées que dans votre entreprise
On le comprend bien dans cet exemple, l’hébergement de vos données sur des serveurs tiers est aussi une garantie de sauvegarde fiable. Panne informatique, perte ou détérioration de matériel, virus ou encore piratage… La sécurisation des données en ligne est aujourd’hui bien plus performante que votre système de sauvegarde interne. Et mieux encore, moins coûteuse ! Le système d’abonnement proposé avec le cloud facilite votre gestion et préserve votre trésorerie, pas de mauvaises surprises, mais un coût forfaitaire mesuré.
Découvrez comment le cloud peut vous aider à maîtriser vos dépenses d’équipement informatique.
Des services aux coûts maîtrisés
En souscrivant à un service en ligne via un abonnement (exemple : un service d’envoi de campagnes d’e-mailings/ SMS), vous n’avez plus besoin d’investir dans des solutions logicielles coûteuses et dont l’installation peut souvent provoquer des difficultés sur les différents postes de travail de votre structure.
Le principe de facturation appliqué, le SaaS (Sofware as a service), est un système d’abonnement mensuel, souvent sans engagement de durée. Vous maîtrisez la dépense sans avoir à l’amortir. Au contraire, les différentes formules d’abonnements proposées vous permettent de calculer au plus juste et de ne payer que ce dont vous avez vraiment besoin.
Exemple, pour un logiciel de gestion conçu pour les entrepreneurs ou dirigeants de TPE :
Offre EBP :
- 219 € pour la version Gestion Commerciale Classic Open Line™ 2013 (monoposte)
- Le même service, en abonnement cloud : à partir de 17€ HT/mois*, soit 204 €/an.
Sur ce type de services très élaborés, l’économie réalisée n’est pas flagrante. Mais pour l’entrepreneur qui démarre, l’intérêt est tout autre. Cela lui permet d’éviter des investissements importants en hardware à un moment crucial de son développement. La trésorerie est préservée et le créateur minimise les risques financiers.
Et bénéfice non négligeable, l’entrepreneur profite en plus des dernières mises à jour des applications, comprises dans son forfait.
Autre exemple : un service de gestion de projet en ligne, Wimi.
Fonctionnalités : plateforme collaborative, partage de fichiers et synchronisation des documents, gestionnaire de tâches, agendas partagés, outils de suivi du temps, synthèse et journal, synchronisation Outlook….
- Offre entrepreneur (utilisateurs illimités, suivi de 10 projets, 5 Go de stockage) : 9,90 € H.T./ mois.
- Offre entreprise (utilisateurs illimités, suivi de 30 projets, 30 Go de stockage) : 29 € H.T./ mois.
Notons également dans le calcul économique des services cloud que la puissance de calcul et d’exploitation des données n’est plus entièrement lié à votre équipement. Vous pouvez donc faire l’économie d’ordinateurs très puissants en optant pour un matériel plus standard. Attention, pour les portables, ceux-ci doivent tout de même disposer de connexions suffisantes (adaptés 3G ou 4G pour 2013).
Aujourd’hui, vous pouvez trouver la quasi-totalité des applications en version cloud :
partage de fichiers, agenda partagé, suite bureautique, logiciels de gestion de projet, CRM, compta-gestion, tableaux de suivis d’activité… le tout est de bien évaluer la qualité de service et de vérifier que l’offre correspond à vos besoins. D’autant plus quand il s’agit de services gratuits. Ceux-ci se révèlent souvent limités après quelques mois d’utilisation.
Il n’est donc pas inutile d’adopter quelques bons réflexes de vigilance pour le traitement de vos données professionnelles. Voyons dans la suite de cet article comment bien évaluer ces nouveaux services.
* exemples tirés des tarifs en ligne 2012. 3
Les points de vigilance pour sélectionner vos services cloud
Marché en pleine croissance, les services cloud se multiplient ainsi que les acteurs. Pour l’entrepreneur c’est sans doute la principale difficulté d’accès : comment se repérer parmi les offres ? À qui se fier ? Pour sécuriser votre utilisation de ces services, il convient comme tout choix de matériels ou de prestataires d’adopter les bons réflexes de vigilance :
- Solliciter votre réseau pour croiser les avis et éventuellement profiter de l’expérience de vos relations.
- Consulter en détail les licences d’utilisation en prêtant un œil avisé aux conditions d’utilisations.
Entre autres :- Quelle est la durée d’engagement ?
- Comment seront gérées vos données ? Quelles règles de confidentialité applique l’entreprise éditrice ?
- Comment pouvez-vous récupérer vos données lorsque vous mettez fin à votre contrat d’utilisateur ?
Un bon indice pour se repérer consiste à suivre les marques que vous utilisez déjà. Votre logiciel de gestion a certainement déjà mis en ligne une offre de services cloud. Si vous êtes satisfait de leur prestation, vous pouvez vous attendre à la même qualité de service, qu’elle soit en ligne ou non.
D’ailleurs des enseignes nationales se positionnent sur ce marché pour accompagner leurs clients. L’opérateur Bouygues Telecom proposera d’ici la fin de l’année une sélection de services testés et validés par ses soins pour guider les professionnels dans l’amélioration de leurs performances. Des garanties bien utiles dans la compréhension d’un marché encore émergeant.
Préparez-vous à un changement de gestion de vos outils informatiques
Vos outils informatiques en cloud ne sont plus du hardware classique avec maintenance à la clé. Pour utiliser un service en ligne, vous êtes souvent seul face à votre ordinateur. L’aide au démarrage et au dépannage est limitée. Un formulaire en ligne ou un mail d’information seront vos seuls recours en cas de difficultés ou bugs. Êtes-vous prêt au changement ?
Les idées clés de l’article :
Adopter des solutions de gestion de vos données externalisées, via le cloud, peut vraiment faciliter votre développement :
- Vos données sont disponibles et sécurisées facilement.
- Vous disposez de services performants pour un coût maîtrisé, en fonction de vos besoins.
À condition de bien choisir vos solutions :
- Vérifiez les conditions d’utilisation du service et récupération des données.
- Évaluez soigneusement les offres gratuites : souvent limitées, elles s’avèrent parfois contraignantes sur le long terme.