En tant qu’entrepreneur, pouvoir communiquer avec ses clients de façon fluide et efficace fait partie des clés de la réussite. La solution WhatsApp Business présente de nombreux avantages.
Qu’est-ce que WhatsApp Business ?
C’est en 2009 que WhatsApp voit le jour avec pour objectif initial de remplacer les SMS traditionnels échangés entre smartphones. Rapidement adoptée par les utilisateurs, l’application connaît un succès considérable qui entraîne son acquisition par Facebook, aujourd’hui Meta.
Depuis sa sortie, l’outil a connu de nombreuses évolutions, dont celle qui nous intéresse tout particulièrement : WhatsApp Business. Conçue à l’origine pour les petites structures, cette extension offre aux professionnels indépendants et aux PME la possibilité d’exploiter la puissance de WhatsApp pour leur activité professionnelle.
WhatsApp Business facilite ainsi les échanges commerciaux entre une entreprise et sa clientèle, offrant plusieurs fonctionnalités stratégiques. L’application est ainsi devenue un outil précieux pour les professionnels cherchant à optimiser leurs interactions avec les prospects et les clients.
Les fonctionnalités spécifiques à WhatsApp Business
La véritable puissance de WhatsApp Business réside dans ses fonctionnalités dédiées.
- Le Profil Professionnel : il regroupe toutes les informations pratiques de votre entreprise, c’est un peu votre carte d’identité sur l’application. Vous devez renseigner des détails tels que le nom, l’adresse, les horaires où l’on peut vous joindre, le lien vers votre site web, etc.
- Le Message de Bienvenue Automatique : il permet d’envoyer un message de bienvenue automatisé à toutes les personnes qui vous contactent, offrant un réel gain de temps.
- Les « Quick Replies » ou Réponses Rapides : elles vous permettent d’enregistrer jusqu’à 50 réponses prédéfinies pour faciliter les échanges avec vos destinataires. C’est particulièrement utile lorsque vous gérez différents types de prospects ou partenaires.
- Les Étiquettes : distinguées par des couleurs différentes, elles offrent la possibilité de classer les conversations ouvertes avec vos prospects ou clients. Vous avez la liberté de les adapter en fonction de votre activité et de les utiliser de manière intelligente.
- Le Catalogue : atout majeur de WhatsApp Business, lié directement à votre Profil Professionnel, il vous permet d’intégrer votre catalogue de produits ou services dans l’application, simplifiant ainsi le processus d’achat et mettant en avant vos différentes offres.
- Les Statistiques : si vous utilisez cette solution pour votre service client ou support, vous avez accès à un rapport complet, vous permettant de suivre le taux de messages reçus par rapport à ceux envoyés, entre autres données significatives.
Les avantages de WhatsApp Business
Les diverses fonctionnalités que nous avons détaillées présentent de réels avantages, aussi bien pour votre organisation que pour votre communication, en plus des qualités présentes sur la version grand public de WhatsApp.
Tout d’abord, rappelons que cet outil de messagerie rassemble à lui seul plus de 2 milliards d’utilisateurs actifs mensuels. En adoptant cette solution, vous êtes donc présent là où se trouvent vos futurs clients ! C’est un argument très intéressant, car vous devenez disponible sur une application utilisée quotidiennement par de nombreuses personnes.
Ensuite, les personnes que vous contactez seront plus enclines à échanger avec vous via ce canal puisqu’elles l’utilisent déjà dans leur vie personnelle. Même si vous utilisez WhatsApp Business, rien ne change pour les utilisateurs ordinaires : ils continuent d’utiliser la plateforme traditionnelle.
WhatsApp Business vous offre également la possibilité de développer une véritable relation de proximité avec les utilisateurs. Ces derniers seront plus familiers avec WhatsApp qu’avec un chat en ligne ou des e-mails qui peuvent parfois sembler trop formels et distants. En utilisant WhatsApp, ils ont le sentiment de s’adresser à une personne réelle.
Enfin, le dernier avantage de WhatsApp Business est sa gratuité ! Il serait en effet dommage d’utiliser d’autres solutions payantes qui présentent parfois moins de fonctionnalités.
Les étapes pour utiliser WhatsApp Business
L’installation de l’application
- Installez l’application directement depuis l’Apple Store ou l’Android Store sur votre smartphone.
- Une fois installée, ouvrez l’application et saisissez votre numéro de téléphone. Si vous avez déjà utilisé WhatsApp Messenger à des fins professionnelles par le passé, l’application vous proposera automatiquement de synchroniser vos deux comptes. Si ce n’est pas le cas, insérez votre numéro de téléphone professionnel, évitant d’utiliser votre numéro personnel.
- Personnalisez votre profil en ajoutant le nom de votre entreprise, sa catégorie et une photo (le logo de votre entreprise est recommandé pour une reconnaissance facile).
Après ces étapes, vous serez dans l’application. Cliquez ensuite sur l’onglet « Réglages » en bas à droite de votre écran, puis sur « Réglages Business ». À ce stade de la configuration de votre compte professionnel, plusieurs onglets doivent être remplis pour une optimisation complète de votre profil.
Personnalisation du profil
- Profil : modifiez le nom ou la photo de votre entreprise, ajoutez une description, indiquez vos horaires d’ouverture, vos adresses e-mails, le lien vers votre site web, etc.
- Catalogue : mettez en avant vos produits et services dans cet onglet en suivant les étapes proposées.
- Lien court : récupérez ce lien et intégrez-le sur votre site web, vos réseaux sociaux ou tout autre support pour permettre aux clients potentiels de démarrer une conversation avec vous.
- Les étiquettes : utilisez les étiquettes de couleurs pour classer vos futures conversations selon le parcours client, les situations (livraison, question, etc.). Ajoutez-en selon vos besoins et personnalisez les couleurs au fil du temps.
Les outils de messagerie
Ces services sont entièrement personnalisables. Nous allons évoquer les principaux ici, il vous revient ensuite de les adapter à vos besoins spécifiques.
- Message d’accueil : personnalisez ce message, qui constitue le premier message reçu par vos interlocuteurs. Formulez-le avec soin pour un impact optimal.
- Message d’absence : ce message est envoyé lorsque quelqu’un vous contacte en dehors de vos horaires d’ouverture (que vous aurez préalablement renseignés dans votre Business Profile). Personnalisez-le pour encourager la personne à reprendre contact rapidement.
- Réponses rapides : ces raccourcis clavier vous permettent d’envoyer rapidement les réponses les plus fréquentes. Vous pouvez en personnaliser jusqu’à 50, alors prenez le temps de définir les types de réponses les plus utilisé
Votre compte professionnel sur WhatsApp est désormais opérationnel. Intégrez-le sur vos divers supports web et exploitez ses fonctionnalités pour en tirer le meilleur parti !
Comment tirer parti de toutes les fonctionnalités ?
Engagez des conversations
Ne limitez pas l’utilisation de WhatsApp Business à des réponses réactives. Initiez des conversations proactives en partageant des mises à jour pertinentes, des conseils ou des articles pertinents. Cette approche démontre votre expertise et maintient votre présence dans l’esprit de vos clients.
Planifiez des rendez-vous
WhatsApp Business offre la possibilité de planifier des rendez-vous et des réunions directement depuis la plateforme, alors pourquoi ne pas simplifier le processus de prise de rendez-vous en utilisant cette fonctionnalité ?
Créez des groupes de discussion
Si vous travaillez sur des projets impliquant plusieurs indépendants, créez des groupes de discussion sur WhatsApp Business. Ces groupes facilitent la communication, le partage d’informations et la coordination entre les membres de l’équipe.
Collectez des Retours Clients
WhatsApp Business peut également être utilisé pour collecter des retours clients. À la fin d’un projet, demandez à vos clients de partager leurs commentaires et suggestions. Cela peut non seulement renforcer votre relation avec le client mais également vous fournir des informations à intégrer sur votre site web (les avis clients sont particulièrement rassurants pour les nouveaux visiteurs).
Insistez sur la notion de confidentialité
La confidentialité des informations est souvent cruciale. Assurez-vous d’informer vos clients des limitations de sécurité de WhatsApp Business et encouragez l’utilisation d’autres moyens plus sécurisés pour les échanges d’informations sensibles.
Suivez vos statistiques
WhatsApp Business offre des outils d’analyse qui vous permettent de suivre l’efficacité de votre communication. Analysez les statistiques pour évaluer la fréquence des messages, le temps de réponse moyen et d’autres métriques pertinentes. Utilisez ces informations pour affiner vos stratégies de communication.
WhatsApp Business offre donc un ensemble d’outils très utiles pour les professionnels afin d’améliorer la communication et la collaboration avec leurs clients. Vous pourrez ainsi renforcer vos relations et optimiser votre productivité.