Désaccord sur une fin de mission ? Litige lors des livraisons de marchandises ? … Les conditions générales de ventes (CGV) ou de service (CGS) vous permettent de sécuriser les échanges commerciaux de votre réseau et de ses membres avec ses clients. Leur absence ou leur mauvaise rédaction peut être préjudiciable en cas de litige avec un client. Découvrez cet outil essentiel de cohésion, simple à mettre en œuvre et rassemblant toutes les règles établies pour vos transactions.
Martin Le Péchon, avocat à la Cour de Paris et spécialiste en droit des réseaux commerciaux
Définition
Les conditions générales fixent le cadre contractuel entourant une vente ou une prestation de service.
Par exemple : les conditions de vente, les modalités de livraison, de facturation etc.
Elles se présentent habituellement sous la forme d’un document comportant une dizaine d’articles, reproduit au dos des documents commerciaux (bon de commande, devis, facture…).
CGV et CGS, elles sont recommandées :
- Quand les membres du réseau ont tous la même activité et le même type de clients
- Quand le réseau entend rendre homogène son fonctionnement.
Avec les CGV et CGS, vous définissez en commun les règles commerciales du réseau, ce qui vous permet d’harmoniser vos pratiques et de sécuriser simplement les échanges commerciaux de votre réseau.
Les cas les bénéfices des CGV et CGS pour les membres de votre réseau :
| Unité et cohérence | Chaque membre applique les mêmes conditions et partage donc le même fonctionnement commercial. |
| Partage des bonnes pratiques | La rédaction des conditions du réseau peut donner lieu à : – une mise en commun des savoir-faire – des échanges avec un spécialiste ou avocat qui pourra conseiller chaque membre. |
| Réduction des risques | Les CGV et CGS constituent une bonne prévention contre les litiges, car elles apportent plus de clarté et de précision dans les échanges entre les membres du réseau et leurs clients. |
| Un gage de sérieux | La tête de réseau offre à ses membres un instrument supplémentaire pour : – unifier le fonctionnement du réseau – gagner en homogénéité et en efficacité. |
Les clauses en détail :
La passation de commande :
- Cette clause définit la manière dont la commande doit être passée pour être valablement acceptée par le vendeur: par exemple, par envoi d’un bon de commande, par simple accord oral, par envoi d’un formulaire par Internet, etc.
- Elle précise également la durée de validité de l’offre.
Les modalités de livraison et de réception :
Elles visent à définir qui du client ou du vendeur, assume les risques liés au transport des marchandises.
En effet, de nombreux litiges entre les parties surviennent en raison du manque de clarté de cet aspect. Il convient donc de définir :
- le délais durant lequel le client peut émettre des réserves sur les marchandises reçues, par exemple lorsqu’il considère qu’elles ne sont pas conformes à la commande ou qu’elles sont abîmées, …
- qui est responsable des risques liés aux transport des marchandises
- qui prend en charge les frais de transport
Exemple :
« 4.3 Les frais de livraison, lorsqu’ils sont applicables, sont payables par vous, comme mentionné sur votre facture. »
« 6.4 La propriété et les risques afférents à vos Produits seront transférés lors de la livraison des Produits. »
Les prix
Expliquer à quoi correspondent les prix.
Exemple :
« Le matériel est facturé sur la base des tarifs en vigueur au jour de la réception de la commande, tels que figurant sur nos barèmes disponibles sur simple demande ou accessibles sur notre site internet « … .fr ». Nos prix s’entendent comme prix départ de nos entrepôts »
Les délais et conditions de paiement :
- à réception de la facture
- à 30 jours, ou autre
- les conditions d’escompte lorsque le paiement des factures est anticipé
- les pénalités, en cas de retard de paiement
Exemple :
« Art. 3 : À défaut de stipulations contractuelles, les travaux exécutés par … sont payables à réception de la facture.»
« En cas de retard ou de défaut de paiement à échéance, la totalité des sommes dues par le client devient immédiatement exigible sans formalité. Tout retard de paiement entraînera l’application de pénalités, selon les modalités de l’article L 441-6 du Code de commerce (…)»
« Les corrections d’auteur seront facturées à part au client. »
(extraits des conditions de ventes d’un imprimeur)
Les prix et barèmes de prix
- À mentionner s’ils existent.
- Dans le cas des conditions générales de services : il est souvent difficile de prévoir des barèmes préétablis dans la mesure où ils varient fortement en fonction des prestations. On préférera alors utiliser une mention du type :
« Le prix applicable est le prix en vigueur au jour de la commande. »
Le principe de réserve de propriété :
Dans le cas où l’acheteur ne payerait pas tout ou partie de la marchandise livrée, cette clause permet au vendeur d’en obtenir la restitution de plein droit.
la compétence juridictionnelle en cas de litige :
À quelle juridiction et à quel droit seront soumis les éventuels litiges.
Exemple : le Tribunal de Commerce de Paris
[ Quelques précautions]
Barèmes et tarifs : L’établissement d’un barème de prix n’a rien d’obligatoire, en particulier dans les professions où la nature des prestations offertes ne s’y prête pas.
Dans les réseaux d’indépendants, les prix doivent toujours être librement fixés par les membres, sans quoi, si les prix étaient strictement identique d’un membre à l’autre, on pourrait y voir une entente sur les prix, ce qui est formellement interdit par la loi.
Le conseil de Martin Le Pechon :
Les conditions générales de vente et de service constituent un document technique et complexe.
Pour leur conception et leur rédaction, mieux vaut faire appel à un spécialiste qui les construira et les adaptera en fonction des spécificités du réseau.
Comment bien concevoir ses conditions générales de vente ou de service :
1) Principe : la communication au client avant toute commande
Pour que les conditions soient efficaces, c’est-à-dire opposables en cas de litige, il faut avant tout que les clients en aient pris connaissance et les aient acceptées, préalablement à toute commande!
Par conséquent, elles doivent être reproduites sur vos bons de commandes et vos offres commerciales.
Elles peuvent également être imprimées sur vos factures et vos bons de livraison, mais cela n’est pas suffisant dans la mesure ou elles doivent être connues du client au moment ou il passe commande.
L’astuce
Vos conditions sont trop longues pour être imprimées au dos de vos documents ?
Vous pouvez simplement les envoyer à votre client, avant qu’il ne passe commande, sur un document annexe. Ajouter sur vos documents commerciaux une mention très apparente du type :
« En passant commande, le client accepte dans leur intégralité, nos conditions générales dont il reconnaît avoir reçu préalablement un exemplaire. »
2) Toutes les clauses indispensables à la rédaction de vos conditions générales
| Clauses communes aux ventes et prestations de service | – conditions de passation de commande – modalités de paiement – prix et barèmes de prix (lorsqu’ils existent) |
| Clauses spécifiques aux ventes | – modalités de livraison – principe de réserve de propriété |