Vous travaillez sur plusieurs projets en même temps et souhaitez améliorer votre organisation et votre productivité ? Voici nos conseils pour bien gérer vos missions dans le temps.
Un entrepreneur est souvent amené à gérer plusieurs missions en même temps, il doit donc être efficace dans sa gestion de projet pour en garantir la réussite et satisfaire ses clients. Nous vous proposons de découvrir les meilleures pratiques pour planifier et suivre vos missions ainsi qu’une sélection d’outils gratuits pour faciliter la gestion de projet.
Quelques notions fondamentales de gestion de projet
La gestion de projet est une composante du travail de l’entrepreneur car elle lui permet de mener à bien ses missions et de répondre aux attentes de ses clients.
La première notion à connaître en gestion de projet est la définition des objectifs. En effet, avant de vous lancer dans une mission, il est nécessaire d’avoir une vision précise des résultats attendus. Cela vous permettra de mieux structurer votre travail et d’éviter de vous éparpiller dans des tâches superflues. Une définition des objectifs vous aidera à garder le cap tout au long du projet, en vous concentrant sur les tâches qui apporteront une réelle valeur ajoutée.
Dans un second temps, vous devez délimiter le périmètre du projet. Il est fréquent qu’au cours d’un projet, le client vous demande d’effectuer de nouvelles tâches : si certaines nécessitent un nouveau devis, d’autres sont rapides à exécuter et vous les intégrez alors à to-do-list du projet sans coût supplémentaire. Malheureusement, la durée de ces petites tâches cumulées peut conduire à des dépassements de délais et une insatisfaction des clients. Il est donc primordial de clarifier dès le départ ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l’est pas.
Ensuite, vous devez identifier les parties prenantes pour savoir qui interviendra sur le projet. Cela comprend les clients mais aussi les autres professionnels qui joueront un rôle dans la réussite du projet (par exemple, si vous êtes webdesigner vous pouvez être amené à collaborer avec un rédacteur freelance). Une bonne compréhension des attentes et des contributions de chaque intervenant facilitera la coordination des efforts et une communication fluide tout au long du projet.
L’estimation des délais et des ressources fait aussi partie de la gestion de projet : une planification réaliste vous évitera certains retards et imprévus. Appuyez-vous sur votre expérience, analysez des projets similaires et prenez en compte les contraintes potentielles pour évaluer correctement les délais et les ressources nécessaires.
Dernière étape : la mise en place d’un plan d’action détaillé, qui vous aidera à bien gérer votre projet. Ce plan doit inclure l’ensemble des tâches à réaliser, leur découpage en sous-tâches si besoin, les délais nécessaires à l’exécution de chaque tâche ainsi que les ressources attribuées.
Un projet bien préparé vous permettra d’être plus efficace et productif, de réduire les risques, d’assurer une meilleure communication avec vos clients mais aussi avec l’ensemble des parties prenantes, et contribuera à renforcer votre réputation professionnelle.
Planifier et suivre les tâches
L’outil le plus connu pour planifier un projet est le planning de GANTT qui présente les tâches sous forme de barres horizontales dans un graphique temporel. Cette méthode de planification met en évidence les interdépendances entre tâches et macro-tâches, les échéances et le chemin critique (une séquence de tâches dont il est impossible de modifier la durée sans impacter la durée totale du projet). Il vous permettra d’identifier les étapes clés du projet et de suivre la production des livrables.
Une fois le planning établi et validé, il est important de ne pas le modifier en fonction de l’avancement des tâches, même si cela peut être tentant pour montrer que vous êtes « dans les temps ».
Vous pouvez suivre l’avancement des tâches à l’aide d’un simple fichier Excel décrivant l’état d’avancement (terminé/en cours/en retard/non commencé). Cet outil s’avère précieux lors des revues de projet. Précision importante : la modification du référentiel ne doit intervenir qu’en cas de changement majeur dans l’environnement du projet, et cela doit être acté par l’ensemble des parties prenantes.
Les outils gratuits de gestion de projet
Trello
Trello est un tableau Kanban virtuel qui vous permet d’organiser vos tâches et projets sous forme de cartes déplaçables. Chaque carte représente une tâche ou une étape du projet, et vous pouvez facilement les déplacer entre les colonnes pour refléter leur progression. Trello est intuitif et convient parfaitement aux projets de petite à moyenne ampleur.
Asana
Asana offre un système de gestion de projet complet qui vous permet de créer des tâches, d’assigner des responsabilités, de fixer des délais et de suivre les progrès. Il permet de visualiser les projets sous forme de listes ou de tableaux pour mieux comprendre la répartition des tâches. Asana est idéal pour les projets collaboratifs impliquant plusieurs membres d’équipe.
Google Workspace
Anciennement connu sous le nom de G Suite, Google Workspace propose une suite d’outils collaboratifs tels que Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Calendar, Google Tasks et bien plus encore. Ces outils vous permettront de travailler avec d’autres personnes en temps réel, de partager des fichiers, de planifier des réunions et de communiquer efficacement, ce qui en fait une solution complète pour le suivi de projets. Vous pourrez aussi stocker tous vos fichiers en ligne de façon sécurisée afin de les retrouver où que vous soyez.
Slack
Slack est une plateforme de communication en temps réel qui facilite les échanges avec vos clients et les autres parties prenantes. Les discussions organisées par sujets (canaux) permettent de maintenir une communication claire et structurée. Slack offre également la possibilité d’intégrer d’autres outils de gestion de projet, améliorant ainsi la productivité et la collaboration au sein de l’équipe.
Pour conclure, n’oubliez qu’en tant qu’indépendant vous pouvez être amené à travailler sur plusieurs projets en même temps. N’hésitez donc pas prioriser les tâches en fonction de leur importance et urgence, maintenir une communication proactive avec vos clients et les parties prenantes, à adapter votre gestion de projet en fonction de chaque mission et enfin à faire preuve de flexibilité tout en respectant les échéances