L’organisation d’une rencontre entre réseaux peut vite devenir une lourde charge. Comment faire en sorte que le projet ne soit pas trop gourmand en temps ? Comment réussir son plan de communication ? Quel budget prévoir ? Les organisateurs de deux rencontres de réseaux partagent leur expérience.
Une organisation adaptée
Pour faciliter le partage de l’organisation, il est important en début de projet de définir au sein du comité organisateur des commissions et leurs missions. Voici une liste non exhaustive des commissions mis en place par les deux événements :
- Communication
- Partenaires/Sponsors
- Logistique
- Contacts avec les autres réseaux
Pour créer le Forum Inter Clubs Entreprises, les clubs participants ont également créé un « comité de pilotage » de l’événement composé de tous les présidents des clubs. Ce comité a ensuite été divisé en plusieurs commissions.
Afin d’alléger la gestion de l’événement et la transmission des informations, Sandrina Catta a élaboré un fichier de toutes les adresses mails des membres du comité de pilotage. Puis ensemble, ils ont adopté le principe d’une transparence totale : « Les comptes-rendus de réunions sont systématiquement envoyés à chaque membre du comité de pilotage. Pour chaque idée, discussion, avancée sur un thème, un mail est envoyé à tous les membres.
Nous voulions une organisation légère pour ne pas trop empiéter sur les emplois du temps de chacun, dès le départ nous avons donc identifié toutes les missions à accomplir et à chaque fois un responsable était désigné immédiatement. »
Pour la mise en œuvre des Trophées, les membres du Club d’Entreprises du Pays de Rance ont créé une nouvelle commission dédiée aux Trophées et composé de volontaires qui se sont ensuite répartis les missions de préparation : « Pour répartir les tâches, nous nous sommes appuyés sur les compétences des membres de la commission. Par exemple, nous avions un spécialiste de la communication web qui s’est chargé de la création du site dédié aux Trophées. » (Yannick Ecobichon)
Dès la manifestation définie, Sandrina Catta a élaboré un rétroplanning de toute la préparation de l’événement. De la même manière, les organisateurs des Trophées Clubs Entreprises ont découpé leur travail en plusieurs phases. Pierre angulaire de tout projet, ce document va permettre à tous les participants de s’organiser dans leurs missions. En exemple, le rétroplanning des grandes étapes de création des Trophées des Clubs Entreprises :
Un processus clair de prise de décision
Là encore, le type d’événement organisé va conditionner les manières d’entériner les décisions.
Pour le Forum Inter Clubs Entreprises, les clubs organisateurs ont choisi les réunions avec vote à la majorité entre présidents de clubs pour les prises de décision importantes, (exemple : le logo dédié à l’événement). En revanche, pour des décisions aux enjeux moindres, Sandrina Catta a instauré le vote par mail : « j’avais fait une recherche de traiteurs, une fois que j’ai eu tous les tarifs, je les ai envoyés par mail en demandant « est-ce que vous êtes d’accord pour choisir celui-ci ? ». Tout le monde était tenu de répondre à la date prévue et la décision était entérinée. »
Lorsque le réseau organise seul la rencontre, les prises de décisions sont celles adoptées habituellement. Dans le Club d’Entreprises du Pays de Rance, la commission Trophées s’est réunie comme toutes les autres commissions du club. Les décisions ont été prises collectivement à l’issue des discussions et propositions, « il n’y a pas eu de désaccord majeur entre nous, explique Yannick Ecobichon, aucune décision n’a été prise sans l’assentiment de toute la commission. »
Une idée fédératrice
Première étape de la création d’un événement, l’élaboration du contenu s’effectue en plusieurs temps car les choix fait au départ évoluent forcément au cours de la préparation. Ce qui importe dans un premier temps : la définition du format et de l’objectif de la rencontre, ce qui conditionne évidemment tout le contenu.
« Dès la première réunion entre présidents de clubs, nous étions d’accord sur le concept de forum. Nous avons tout de suite confié la recherche de thèmes pour les ateliers du forum à l’un des membres du comité de pilotage. » (Sandrina Catta)
Cette première définition de l’événement est très importante car elle sert de base pour les premiers documents de communication à destination des partenaires. Vous ne pouvez pas en effet attendre d’avoir bouclé votre programme pour aller les solliciter !
« Une fois décidés sur le projet des Trophées, nous avons rapidement créé un premier dossier descriptif des Trophées à destination des principaux acteurs économiques de la région, puis une présentation pour les partenaires. » (Isabelle Caillé)
Une communication en plusieurs temps
Un principe simple, à chaque destinataire, son action de communication !
Voici les différentes actions de communication mises en place par les organisateurs du Forum Inter Clubs Entreprises et des Trophées Clubs Entreprises :
Forum Inter Clubs Entreprises
- Chaque club s’engage dès le lancement de l’opération à communiquer en interne.
- Brochure partenaires
- Communication auprès des collectivités territoriales effectuées par les présidents des clubs organisateurs.
- Relations presse et annonce presse (1 mois avant l’événement).
- 3 emailings à destination des adhérents et prospects de chaque club.
- 1 mailing d’invitation contenant une présentation du Forum, le programme et un carton d’invitation.
- Annonces sur une radio et une TV locales.
Trophées des Clubs Entreprises
- Dossier descriptif de l’organisation et une présentation Powerpoint à destination des partenaires.
- Un dossier de presse pour le lancement de l’opération.
- Un site Internet dédié à l’opération.
- Un partenariat média avec la presse écrite locale et régionale, en collaboration avec une chaîne audiovisuelle dédiée à l’entreprise.
- Création d’un film qui sera remis à chaque participants avec présentation de la ville d’accueil et des lauréats des Trophées.
- Mailing d’invitation
- Annonces presse (1 mois avant l’événement).
Un budget adéquat
Pour un événement rassemblant une vingtaine de réseaux :
- 68 000 € pour le Premier Forum Inter Club Entreprise créé par le Club d’entreprises de Mérignac (durée de la manifestation : une journée).
- 60 000 € pour les Trophées Clubs entreprises du Club d’entreprises du Pays de Rance (durée de la manifestation : deux jours).