Vous souhaitez faire connaître votre réseau, vos offres ou encore vos actualités par le biais d’un salon professionnel ou grand public ? Une participation collective à un salon nécessite une préparation minutieuse. 9 étapes pour faire de votre stand une clé de succès.
Réussir à un salon, c’est réserver un emplacement, monter un stand… mais c’est également communiquer.
Ne négligez pas cet aspect-là !
Etape 1 : Sélectionnez bien votre salon
Des centaines de salons sont organisés chaque année en France, il est difficile de faire le bon choix !
Votre participation à un salon devant s’intégrer dans une logique de plan de communication global, gardez bien à l’esprit vos objectifs, votre cible.
Voici une check-list des éléments à discuter avec l’organisateur du salon :
- Qui sont les visiteurs ? Quel profil ont-ils ? Quelle répartition des visiteurs par profil ?
- Quelles thématiques seront abordées ? Il est important de valider l’intérêt de votre présence sur le salon, et notamment l’intérêt que représente votre présence pour le visiteur. Renseignez vous sur les thèmes des conférences données.
Bon à savoir :
Pour être en mesure de bien choisir l’emplacement optimum, anticipez votre participation au salon. N’hésitez pas à réserver plus de 6 mois à l’avance.
Étape 2 : Définissez vos objectifs
Si votre réseau vend des prestations ou produits :
- Vendre ?
- Présenter de nouveaux produits ou services ?
- Collecter des coordonnées de nouveaux prospects ?
- Trouver des partenaires ?
- Renforcer vos liens avec vos clients ?
- Avoir des remontées direct du terrain sur vos prestations ?
- Développer votre image de marque et votre notoriété ?
Si votre réseau propose un accompagnement à des créateurs d’entreprises :
- Faire connaître la nature de votre accompagnement ?
- Guider et orienter des créateurs d’entreprises lors de séances d’information ?
- Recruter de nouveaux membres ?
- Rencontrer des partenaires, des officiels ?
Si vous êtes un club d’entreprises ou d’entrepreneurs :
- Recruter de nouveaux membres ?
- Faire la preuve de votre présence active sur le territoire ?
- Rencontrer des partenaires ou des personnalités importantes sur votre territoire ?
Il est primordial pour vous d’identifier les objectifs qui motivent votre participation à un salon. Cela vous permettra d’orienter vos actions de communication (dispositif et contenu) mais également de déterminer le budget optimum à allouer au salon.
Étape 3 : Déterminez votre budget
La participation à un salon reste une opération de communication coûteuse. La réservation d’un stand nu, non équipé, de 10 à 20m² peut revenir entre 6 000 et 15 000€, selon la notoriété du salon.
À ce poste de dépense, viennent s’ajouter :
- L’aménagement du stand
- Les animations (jeu concours, goodies…)
- La documentation (affiches, plaquettes…)
- Les frais de gestion (électricité, ménage…)
Pensez à comparer les coûts d’installation et de décoration avec les formules de stands équipés.
Prévoir en amont des outils pour mesurer vos performances :
- Collecte de fiches contacts
- Prises de rendez-vous
- Fiche enquête si vous comptez profiter du salon pour sonder les visiteurs de votre stand, pour avoir un retour sur le ressenti terrain (ex. Vous créez une entreprise, qu’attendez-vous de l’accompagnement d’un réseau ? Vous êtes entrepreneur dans la région, qu’attendez-vous d’un club d’entrepreneurs ?)
- etc.
Pensez à relancer ces contacts dans la semaine suivant le salon.
Étape 4 : Exposez en réseau
Il est important en effet de préparer la venue des membres du réseau sur le stand :
- Harmoniser le discours qui sera tenu sur place, faire en sorte que tous les « tenants » du stand aient le même degré d’information.
- Proposer un programme de contribution qui respecte les emplois du temps de chacun. Cela suppose que vous vous y preniez longtemps à l’avance pour organiser cette exposition.
Cas particulier : Exposer à plusieurs réseaux.
Si vous comptez partager les coûts d’un stand avec d’autres réseaux, veillez de la même façon à organiser votre présence conjointe :
- Définir un budget commun qui convienne à tous les réseaux participants.
- Décider de la tenue du stand : un représentant de chaque réseau sera-t-il constamment présent ? Les réseaux se partageront-ils des créneaux horaires au cours desquels un réseau représentera tous les autres ?
Dans ce dernier cas, s’assurer tous les « tenants » du stand ont un degré de connaissance suffisant de tous les réseaux participants au stand.
Étape 5 : Choisissez votre emplacement
Le succès de votre participation à un salon repose en grande partie sur le choix de votre emplacement.
Dans la mesure du possible, privilégiez les emplacements situés à proximité de :
- L’entrée principale
- D’un pôle d’animation (bar, podium,…)
- Des axes principaux
- Des salles de conférences
Vous pouvez également consulter vos partenaires également exposants sur le salon pour être proche géographiquement.
À savoir :
Pensez à vérifier les entrées, sorties et sens de circulation. En effet un emplacement près de l’entrée mais dans le coin opposé au sens de circulation ne sera pas optimum.
Étape 6 : Concevez votre stand comme un outil de communication
Organiser votre stand en zones :
- Accueil et de réception des visiteurs,
- Discussions commerciales,
- Démonstrations…
L’aménagement de votre stand. Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Un stand parapluie : idéal pour les petites surfaces. Ce stand offre une zone de communication importante.
- Un stand packagé : aménagé et livré par l’organisateur du salon
- Un stand sur-mesure : avec conception et réalisation d’une décoration personnalisée. Choix et achat du mobilier par un standiste. Pour cela il faut compter en moyenne 400€ le m².
La disposition des outils de communication : il faut tenir compte des sens de circulation pour la disposition de vos supports de communication afin d’optimiser leur visibilité et les ordres de lecture.
Étape 7 : Prévoyez des animations répondant à vos objectifs
Animez votre stand en fonction de vos objectifs (vente, lancement de produits, image…).
Les animations peuvent revêtir plusieurs formes :
- Distribution de flyers : voir avec l’organisateur du salon si vous envisagez une distribution à l’extérieur de votre stand.
- Mise à disposition de goodies (stylos, bouteilles, sacs…).
- Un jeu concours sur votre stand avec tirage au sort et l’un de vos produits à gagner. Cela vous permet de collecter les coordonnées de vos prospects, de créer de l’animation et du passage sur votre stand.
- Présentation de nouveaux produits en exclusivité.
- Film ou encore borne interactive…
Étape 8 : Préparez la communication autour de l’événement
Un salon réussi est un salon durant lequel vous aurez pu avoir des contacts avec de futurs membres, des personnalités importantes pour votre club ou groupement, des journalistes… Si votre réseau est à visée commerciale, avec vos clients, vos partenaires, vos prospects.
Avant salon. Relayez votre présence sur le salon. Cela démontrera votre dynamisme et permettra d’augmenter le passage sur votre stand :
- Invitez tous vos contacts 3 semaines avant le salon : e-mails, courrier, téléphone…
Les organisateurs de salon mettent souvent des outils à votre disposition. - Mobilisez vos équipes.
- Appuyez-vous sur vos partenaires pour renforcer votre présence.
- Relayez vos animations pour susciter l’envie de venir sur le stand.
Pendant salon. Animez votre stand :
- Préparez des documents commerciaux et promotionnels.
- Anticipez les demandes des visiteurs : plaquettes ou supports de présentation du réseau, de l’accompagnement proposés ou des dernières réalisations du réseau.
- Imprimez des fiches contacts.
- Animez votre stand : mettre en avant les innovations et nouveautés, démonstrations, concours, cadeaux…
Important : pensez à réaliser des outils réutilisables après le salon (film, plaquettes, maquettes…).
Étape 9 : La check list de l’organisateur
Prévoir une réunion d’information avec les membres de votre réseau qui seront présents.
- Si vous exposez à plusieurs réseaux, prévoir une réunion de préparation collective
- Lister les responsabilités : « qui fait quoi? ».
- Lister le matériel à apporter.
- Prévoir un transporteur si nécessaire.
- Etablir un planning.
- Ne pas sous-estimer la masse de travail.