Comment mettre rapidement d’accord vos membres lors de prises de décisions groupées ? Découvrez un exercice pratique inspiré des méthodes de la NASA.
Extrait de 5 minutes… pour convaincre de Jean-Claude Martin, Editions Leducs, novembre 2009.
Obtenir des consensus de groupe
« Après cet exposé, je crois que nous sommes tous d’accord !
– Pas du tout, moi je ne suis pas d’accord.
– Et vous là-bas ?
– Moi non plus.
– Et vous ?
– Pas vraiment. »
Alors ça !
« Ça me semble tellement simple et évident que… »
« Que vous croyez que c’est pour tout le monde pareil ! Eh bien non ! Ce serait trop facile. »
Trouver des consensus de groupe est sans doute la chose la plus compliquée qui soit. Il y a tant d’effets de groupe et tant d’influences d’individu à individu et tant de présupposés et tant de stéréotypes, que les psychosociologues se sont penchés sur le problème depuis bien longtemps.
Pourtant, lorsqu’on veut résoudre un problème par exemple, il est naturel de penser que plus on se met de fous plus on a des chances d’y arriver. Cela peut être vrai mais la plupart du temps c’est le contraire qui se passe. Impossible de trouver une solution commune, impossible d’obtenir un consensus. Impossible de convaincre l’ensemble.
Avant les consensus : les compromis
La seule petite chance que vous avez d’arriver à les mettre tous d’accord est de choisir dès le départ une méthode commune. Cela signifie qu’il faudra décider ensemble des critères de résolution.
Si ces critères n’existent pas, il n’y a aucune raison pour que l’unanimité se fasse sur la solution.
Chacun de nous est prêt à faire des compromis tant qu’il ne s’est pas trop investi. Après ce sera trop tard ! Pour rester cohérent avec soi-même on en démordra difficilement.
Le petit exercice qui suit est très connu des initiés mais il est si révélateur qu’on ne peut passer outre. Il s’agit d’un exercice de type NASA où l’on a un problème à résoudre en commun sans qu’un chef puisse imposer son opinion ou ses choix.
Testez-vous
Exercice « NASA »
Les données du problème
Vous êtes membre d’un vaisseau spatial qui doit normalement effectuer un rendez-vous avec un autre vaisseau sur la surface éclairée de la lune. En raison de difficultés mécaniques, votre vaisseau a été obligé d’alunir à environ 150 kilomètres du point de rendez-vous. Au cours de la phase de pré-entrée et d’alunissage, la plupart de vos équipements de bord ont été endommagés et, puisque votre survie dépend de la possibilité d’atteindre l’autre vaisseau, vous devez choisir les objets disponibles les plus utiles pour effectuer le parcours de 150 kilomètres. Vous trouverez ci-dessous une liste de quinze objets restés intacts après l’alunissage.
L’objectif
Votre tâche est de les classer en fonction de leur importance pour vous permettre d’atteindre le point de rendez-vous.
Donnez le n° 1 à l’objet le plus important, le n° 2 au deuxième le plus important et ainsi de suite jusqu’au n° 15, le moins important.
- Une boîte d’allumettes
- De la nourriture concentrée
- 15 mètres de corde de nylon
- Un parachute de soie
- Un appareil de chauffage portatif
- Deux revolvers calibre 45
- Une caisse de lait en poudre
- Deux bouteilles d’oxygène de 50 litres
- Une carte stellaire (constellation de la lune)
- Un canot de sauvetage
- Un compas magnétique
- 20 litres d’eau
- Des fusées éclairantes
- Une trousse de première urgence avec des aiguilles à injection
- Un poste récepteur émetteur FM à piles solaires
Les consignes
Il y aura deux phases de mise en œuvre pendant l’exercice.
1. La phase individuelle
Dans un premier temps (10 minutes maxi) les participants travaillent seuls et donc établissent leur classement personnel. Pendant cette phase individuelle, les questions à haute voix sont interdites mais chacun peut poser au « spécialiste » des questions pour obtenir des informations de façon confidentielle.
Faites vous-même cette phase-là en faisant votre propre liste.
2. La phase en groupe
On demande un volontaire pour diriger la réunion. Ensuite, les participants doivent, sous sa conduite, en une demi-heure, se mettre d’accord sur un classement unique. On les informe aussi qu’il existe une liste type établie par la NASA. Ils doivent donc, non seulement se mettre d’accord sur une liste commune, mais aussi essayer d’avoir la liste la plus proche possible de la liste type.
30 minutes c’est impossible quand 5 minutes suffisent !
Pour parvenir à une liste commune, la demi-heure ne suffit généralement pas et l’on voit neuf fois sur dix les participants accepter n’importe quoi pour entrer dans les temps.
Qu’ont-ils fait ? Ils ont d’abord réalisé leur liste personnelle et se sont donc déjà fait piéger. Pourquoi ? Ils ont passé une bonne dizaine de minutes à classer les objets selon leur point de vue, ils vont commencer la discussion commune avec chacun sa solution. Difficile d’en sortir puisque c’est la leur ! Il va y avoir ce que l’on appelle un effet de gel. Figés sur leurs positions !
C’est une situation qu’on retrouve très souvent lorsque l’on veut débattre à plusieurs d’un problème. Les participants arrivent avec leurs idées bien ancrées.
Pour un consensus rapide : la méthode analytique
Cette résolution de problème peut être bouclée en cinq minutes avec un vrai consensus ; pour peu que l’on utilise la bonne méthode.
S.P.A.S.A.
Situation : lever d’abord les ambiguïtés. Il faut savoir perdre un peu de temps pour en gagner beaucoup. Si les informations ne sont pas complètes et les mêmes pour tout le monde, on en arrive à faire des réunions où il est impossible de trouver un accord.
Par exemple sur cet exercice, les participants ont la possibilité de demander individuellement des infos, certains le font et les gardent pour eux, les autres acceptent de parler dans le flou des connaissances qu’ils n’ont pas. Ici par exemple :
- le compas ne marche pas, le champ magnétique de la lune n’est pas polarisé ;
- on est bien sur la surface éclairée ;
- la radio marche mais à faible distance (car FM + RELIEF) ;
- relief lunaire accidenté (crevasses…) ;
- il y a sur les combinaisons spatiales des points
- prévus pour les injections (piqûres) ;
- les fusées éclairantes sont à combustion interne (elles fonctionnent sur la lune).
Poser le problème : une définition commune du problème. Même lorsque l’on a l’impression que le problème est simple, chacun le comprend à sa façon. Il faut toujours se mettre d’accord sur cette définition du problème. Ici, par exemple, il ne s’agit pas de réparer ou d’attendre des secours ou quoi que ce soit d’autre, mais d’effectuer un parcours de 150 km.
Analyse du problème : le choix des critères ? L’analyse des problèmes doit s’appuyer sur des critères clairs. Sinon comment analyser un problème si l’on ne sait pas sous quel angle de vue ?
Ici les critères sont simples. Il faut :
- survivre,
- s’orienter,
- se déplacer.
Liste type du National Aeronautics Space Administration
Solution : la hiérarchisation. Par rapport à ces critères, quels sont les objets indispensables, nécessaires, utiles, inutiles.
1. Oxygène
2. Eau Indispensables
3. Carte
4. Nourriture
5. Radis Nécessaires
6. Corde
7. Trousse d’urgence
8. Parachute
9. Canot de sauvetage Utiles
10. Fusées
11. Revolvers
12. Lait
13. Chauffage
14. Compas Inutiles
15. Allumettes
Action : on y va !!!
Petite remarque de créativité : la NASA considère le revolver comme utile parce que, la pesanteur étant faible sur la lune, en tirant un coup de feu la rétroaction peut permettre de franchir un obstacle.
Une méthode analytique efficace
Si l’on pratique avec une telle démarche, on arrive à la solution en un temps record, les petites différences avec la liste-type de la NASA sont minimes et les scores très bons avec un réel consensus.
Votre score
Comparez votre liste avec la liste-type. Les points d’erreur sont en valeur absolue entre le classement NASA et vos propres classements (sans tenir compte des chiffres + ou -). Vous avez mis un objet en n° 7 et la NASA en 4, différence 3 points, si vous avez mis un objet en 4 et la NASA en 7, différence 3 points aussi. Vous ajoutez ces points de différence et obtenez un score que vous comparez.
RÉSULTATS
Si vous avez :
0-25 Logique rationnelle, survie assurée.
26-32 Vous risquez certains déboires.
33-45 Vous aurez des difficultés à vous en sortir.
46-55 C’est la chance et non votre maîtrise qui vous sauvera.
56-70 Peu de chances.
71-112 Il vaut mieux ne pas partir.