Un repas d’affaires peut être un stratagème intéressant pour entamer des négociations avec un client ou un futur partenaire ou encore simplement pour réseauter. Quoi qu’en soit le but, le déjeuner d’affaires n’est pas à prendre à la légère et il existe quelques règles tacites à connaître absolument pour éviter les faux pas qui froisseraient votre convive et seraient contre-productifs.
1 – L’organisation et l’addition à votre charge
Vous êtes à l’initiative de cette idée, il vous revient alors la charge de l’organisation. Vous réservez le restaurant puis le jour J vous recevez votre convive, en avance ! Il serait mal vu d’arriver en retard, d’autant plus lorsque vous êtes à l’origine du déjeuner.
Arrivez donc en avance et annoncez au serveur que vous réglerez pour qu’il n’apporte pas l’addition à table possible et demandez-lui de la faire envoyer au bureau. Vous pourrez aussi feindre un déplacement aux toilettes accompagné d’un “Veuillez m’excuser” pour aller discrètement régler au moment du café.
2 – Annoncez la couleur
Ne laissez pas planer l’ombre d’un doute quant à la raison du déjeuner. Vous êtes dans un contexte plus léger certes, mais le but reste toutefois de parler business. Vous devez l’avoir en tête et votre convive aussi.
Lorsque vous envoyez votre invitation soyez explicite quant à la teneur du repas, énoncez clairement le but du repas “discuter sur le dossier…” “discuter d’une future collaboration…” Peu importe la formule la nature de ce déjeuner doit être abordée en amont.
3 – Choisissez votre lieu
Le choix du restaurant a son importance. Vous ne pouvez pas organiser un déjeuner d’affaires dans une petite brasserie surchargée et bruyante. Vous ne serez pas à l’aise pour communiquer avec votre invité. Le mieux est d’opter pour un restaurant déjà connu pour éviter les mauvaises surprises tant sur la cuisine, le service ou l’accueil.
4 – Business décontracté
Aborder le sujet du déjeuner une fois installé et les formalités d’usage échangées. Restez tout de même doux dans votre approche. Vous ne voulez pas déranger votre interlocuteur avec une approche trop abrupte. “Une main de fer dans un gant de velours” sera votre mot d’ordre. Vous guidez la conversation avec élégance et délicatesse. Ne soyez pas trop insistant ou pesant, vous n’êtes pas au bureau, pas question donc de sortir graphiques ou autres documents sur la table, vous les enverrez par la suite par mail.
D’autant plus qu’il n’est pas certain que l’affaire se conclue autour de la table, le but du déjeuner d’affaires est de lancer ou faire avancer le dossier, il n’entraîne pas forcément sa conclusion et ce n’est pas une fin en soi.
5 – 1, 2, 3… mangez !
Efforcez-vous de manger au même rythme que votre convive. Si se saisir de votre fourchette à l’instant où votre invité fait de même n’est pas nécessaire, évitez pour autant de prendre une entrée si lui-même n’en prend pas. Il serait désagréable pour lui de se faire scruter pendant qu’il mange et l’inverse ne serait pas plus agréable pour vous.
Proposez un menu en début de repas, sans insister. Si ce choix ne séduit pas votre futur collaborateur, adaptez-vous à son rythme.
6 – Téléphone interdit !
Éteignez votre téléphone ou du moins laissez-le de côté. Il peut être difficile de s’en défaire alors même que celui-ci devient de plus en plus le prolongement de notre main. Cependant votre téléphone n’a pas sa place dans un déjeuner d’affaires. Pire, le consulter pourrait être insultant pour votre invité qui y verrait un signe d’ennui de votre part.
Éteignez donc votre smartphone au moment où vous êtes au restaurant ou au moins mettez le de côté, de sorte à ne pas être dérangé.
7 – Politesse de rigueur
Ce déjeuner ne peut pas être pris à la légère puisqu’il a un fort intérêt pour vous et vos affaires. La convivialité est centrale à ce repas mais il ne s’agit pas non plus d’un dîner à la maison entre amis, il y a donc quelques règles de politesse de base qu’il serait bon de ne pas oublier.
Présentez les convives qui ne se connaissent pas au début du repas dans le cas d’un déjeuner à plusieurs.
Ne trinquez pas avec vos convives, lorsque le vin ou vos boissons sont servies, levez sobrement votre verre en saluant votre ou vos invités.
Evitez au possible les plats en sauce ou complexes à manger et ne saucez pas votre assiette.
Votre serviette a sa place sur vos genoux ou votre chaise si vous vous absentez un instant et non autour du cou.
Ne vous levez pas de table avant la fin, si ce n’est pour vous rendre aux commodités, auquel cas il est de rigueur d’excuser son absence.
8 – Remerciements
Au moment de vous séparer remerciez votre convive de sa présence avant de le saluer. Puis un peu plus tard dans l’après-midi renouvelez vos remerciements par sms ou email et fixez une prochaine rencontre plus solennelle cette fois, afin de sceller l’affaire, si nécessaire.