Juin 2006, les Présidents de clubs rennais se réunissent en cercle informel. Leur objectif : comment concerter davantage les actions des clubs ? Un an plus tard, une décision s’impose la création d’un forum inter-club pour impulser la dynamique d’échanges. Décembre 2007, pas moins de 50 réseaux et 550 participants s’y rencontrent.
Le Cercle des Présidents de Club en bref
Date de création : 2006
Nombres de membres : 50
Statut : Club informel créé par la CCI de Rennes
50 clubs réunis en moins de 4 mois !
« Pour que le projet réussisse, il fallait une organisation optimale et une mise en place efficace afin de ne pas surcharger des membres à la fois entrepreneurs et responsables de club » explique Anne-Claude Millet, Directrice du Pôle Réseaux d’entreprises à la CCI de Rennes.
Les relations presse nouées pour l’événement constituent alors l’un des instruments majeurs de motivation des clubs participants. En effet, « Le concept a tout de suite intéressé la presse, continue-t-elle. Nous avons eu de nombreuses retombées. »
L’engouement se propage. Très vite tous les clubs veulent participer et mettre la main à la pâte !
En quelques mois, une cinquantaine de clubs se coordonnent pour monter leur bien nommé forum « Développer mes réseaux ».
La Rue des entrepreneurs en bref :
1. Un lieu bien choisi
La CCI de Rennes bien située et dotée d’une grande avenue centrale, la « Rue des entrepreneurs » propice aux expositions
Un stand par club, installé de chaque côté de la « rue »
550 participants venus de tous horizons
2. Un agenda alliant professionnalisme et convivialité
Déroulement du Forum, le 13 décembre 2007 :
17h00 – 18h30 : visite libre et découverte des clubs
18h30 : Conférence sur le réseau relationnel, animée par Alain Bosetti avec mise en situation puis cocktail. Thème de la rencontre : « Comment développer son chiffre d’affaires grâce à son réseau relationnel. »
Événementiel inter-réseaux : les clés de réussite
- Une communication virale pour favoriser le bouche-à-oreille
La CCI développe une campagne de communication avec des affiches, des annonces presse et une invitation papier envoyée sur ses fichiers. Mais pour profiter de l’effet relais des clubs, elle conçoit en plus un e-mailing de démultiplication que les présidents et membres de clubs peuvent facilement renvoyer à tous leurs contacts.
La plupart des participants sont avertis de l’événement grâce à cet e-mailing. Pour Anne-Claude Millet, « les clubs ont tous joué le jeu du réseau en envoyant l’invitation à leurs prospects, leurs relations. Résultat, il y avait foule, la Rue des entrepreneurs était tout juste assez grande ! »
- Un planning respectueux des obligations des chefs d’entreprises
Difficile de surcharger des chefs d’entreprises déjà responsables de la gestion d’un club !
La CCI se charge donc de toute la partie logistique, de mise en place de l’événement et des stands. Aux clubs d’organiser leur présence dans la « Rue des entrepreneurs » et de prévoir des documents de présentation.
- Une équipe de suivi de projet clairement définie
Une fois le projet décidé au sein du Cercle, la CCI prend en main l’événement.
« Pour que ce type de projet réussisse, il faut un comité de pilotage, un petit groupe qui prend les décisions, se charge de distribuer les tâches et relance les différents participants au projet. Un investissement et des disponibilités que l’on peut difficilement imposer à des présidents de clubs ! » conclut Anne-Claude Millet.
Les étapes du projet
Ce planning type peut devenir la check-list de votre propre événement inter-réseaux.
L’encart de l’animateur
Anne-Claude Millet>> 2 questions à Anne-Claude Millet, Directrice du Pôle Réseaux d’entreprises à la CCI de Rennes.
Place des réseaux : Pourquoi ce cercle des présidents de clubs ?
Anne-Claude Millet : La création du cercle était une attente forte des présidents de clubs qui souhaitaient se connaître et échanger entre eux. Notamment pour mutualiser les moyens, éviter d’organiser des rencontres concomitantes, réunir des publics larges pour inviter des intervenants connus, etc. In fine, le cercle leur permet de progresser en tant que président de club par le partage d’expériences.
Les outils support du Cercle :
Un annuaire des membres du cercle et de leurs clubs respectifs, papier et web
Un extranet réservé aux membres avec agenda et partage des données
PDR : Comment gérer les rencontres entre présidents de clubs, des chefs d’entreprises déjà très pris par leurs propres activités et leur charge de président ?
A-C.M : Sur le plan de l’organisation, je cherche toujours à programmer des formats de rencontre qui leur conviennent, soit tôt le matin ou entre 11h et 14h.
Pour le contenu, je les interroge régulièrement sur leurs attentes comme le passage de témoin entre présidents de club, des points de direction d’entreprises : la gestion des ressources humaines, le Droit Individuel à la Formation (DIF)…
Mais surtout je leur demande ce qu’ils sont prêts à apporter au groupe. Le contenu doit autant venir d’eux que de moi. Nous avons ainsi organisé une rencontre sur les crèches d’entreprises et c’est un des clubs du cercle qui a présenté son expérience pour animer la réunion.