L’accueil des nouveaux membres est une étape cruciale pour votre club ou groupement. Elle favorise leur intégration et conditionne souvent leur participation future. Les bonnes pratiques pour que tout le monde parte du bon pied !
Pour garantir au club ou groupement un bon recrutement
Mieux vaut s’assurer avant le recrutement que la philosophie et les attentes du membre correspondent à votre réseau. Sans quoi, déçu, il ne s’intégrera pas et risque même de démotiver d’autres nouveaux membres.
1. Proposer une période d’essai :
Suite au succès remporté par le club, l’animatrice du Pôle Industriel Cœur de France (PICF) a revu le mode d’intégration des nouveaux membres. Après un premier entretien avec le candidat, elle propose 6 mois de test au cours desquels le membre à l’essai assiste à plusieurs rencontres en rapport avec ses attentes.
À l’issue de ces 6 mois, une nouvelle rencontre permet de faire le bilan à la fois pour le membre et pour le club. Puis le conseil d’administration du club valide l’adhésion définitive.
Une période de transition qui arrange tout le monde explique Coralie Outreville, animatrice du PICF, « nous sommes certains de recruter des membres qui jouent le jeu, communiquent leurs informations, participent, etc. De leur côté, les nouveaux membres ont le temps de prendre la température du club et de donner le meilleur d’eux-mêmes une fois les premières hésitations passées. »
2. Inviter les futurs membres à la réunion de bilan du réseau :
C’est la méthode adoptée par Virginie Sanfelieu pour le club de créateurs d’entreprises Club Up ! de Nîmes. « Face au compte rendu des membres, il comprend immédiatement les opportunités que lui offre le club » avance-t-elle.
3. Observer le candidat :
Rencontrer le candidat au sein même de son environnement de travail peut aider le club à mieux comprendre sa philosophie. C’est pourquoi deux membres de la commission accueil de l’ACREA d’Angers (Association des Créateurs et Repreneurs d’Entreprises de l’Anjou) rencontrent le candidat dans son entreprise.
4. Favoriser l’auto sélection des candidats :
La validation du code de déontologie du réseau permet également d’éviter les erreurs d’aiguillage. C’est l’option choisie par les réseaux ICF France (International Coach Federation) et FORMAcTEURS. Dès qu’un formateur ou un coach fait une demande d’adhésion, il reçoit la charte de déontologie du réseau et ne peut poursuivre sa démarche d’adhésion qu’à la condition de signer cette charte.
Pour favoriser les liens entre les anciens et les nouveaux membres, testez :
5. Le tête-à-tête :
Lorsqu’un nouveau membre rejoint la pépinière Aéropôle de Roissy, Valérie Frémont l’accompagne pour rencontrer les membres un à un. D’emblée, il a l’occasion d’échanger quelques mots avec chaque membre en particulier.
Support mémoriel :
Un trombinoscope installé au centre de la pépinière avec pour chaque entrepreneur, une photo et une courte présentation de son activité.
6. Le parrain-pilote :
Au CJD Metz (Centre des Jeunes Dirigeants), chaque nouveau membre se choisit un parrain parmi les anciens membres. Il devient son référent, disponible pour répondre à toutes ses questions. C’est lui qui fait le lien avec les autres entrepreneurs et le guide si nécessaire au sein du réseau.
7. L’hôte du réseau :
Virginie Sanfelieu aime bien organiser des réunions dans les locaux des nouveaux, « ce statut d’hôte attire l’attention sur eux, suscite les questions, les valorise et permet de briser la glace plus rapidement. »
8. La commission d’enquête :
Pour que l’accueil des nouveaux membres devienne une préoccupation de tous, le club ACREA consacre une commission entière à son organisation. Ses membres portent un soin tout particulier à accompagner les nouveaux venus.
Cette commission joue un rôle central, notamment pour inviter les nouveaux venus à prendre des responsabilités au sein du réseau. Elle organise ainsi des groupes de progrès spécifiques, pour les aider dans cette étape.
Pour qu’intégration rime avec convivialité :
9. Favoriser les séances ludiques pour créer une émulation :
Dans le réseau PLATO Roissy CDG, les membres sont réunis pour deux ans. Tous se rencontrent pour la première fois lors du lancement du réseau, la plénière d’accueil. « Cette journée est cruciale pour nous, elle influence réellement la dynamique qui se créée entre les membres. » C’est pourquoi Virginie Pichon, animatrice du réseau, prévoit pour cette demi-journée des animations hors du commun :
Une séance de travail ludique en groupe pour initier d’emblée un terrain d’entente et l’envie de poursuivre les échanges :
- Des jeux où la contribution de chaque membre conditionne le succès de son équipe pour impliquer tout le monde.
- Une séance d’échanges où tous les participants ont les yeux bandés, afin d’apprendre à s’écouter.
- Une séance de créativité où chaque groupe se donne un nom et créé son logo.
- Fin de la rencontre : un dîner convivial où les équipes se présentent entre elles.
Pour Virginie Pichon, « L’efficacité de ce type de rencontre est étonnante. L’émulation entre les groupes se créée très vite, comme dans un tournoi sportif. Résultat, dès la première rencontre, les membres et les groupes sont tout de suite très soudés. »
10. Planifier les rencontres :
Dans les dîners du CJD Metz, les anciens ne restent pas entre eux ! Pour forcer un peu la main à leurs membres, les organisateurs prévoient des plans de table pour casser les groupes habituels lors des rencontres justement conçues pour favoriser les échanges.
11. Fêter les nouveaux !
L’arrivée d’un nouveau dans la pépinière Aéropôle donne lieu à un apéritif convivial et informel. Un bon moyen pour initier les échanges.