7 conseils pour faire face à toutes les situations en réunion

Il n’est pas toujours simple de s’adapter aux réactions des participants. Découvrez 7 compétences et techniques d’animation à développer et mettre en œuvre pour devenir le caméléon toutes catégories des réunions que vous animez.
Extrait de : « Le Guide des techniques d’animation » de François Laure, Editions Dunod.

Alterner Écoute et Existence

Souvent l’animateur est en difficulté parce qu’il n’arrive pas à sortir d’une situation dans laquelle, sans s’en rendre compte, il s’enferme.
Autrement dit, il s’enferme dans l’une des deux attitudes de base que sont l’écoute et l’existence.

Exemple 1 : l’animateur cherche à convaincre son auditoire, et devant sa résistance, multiplie les arguments sans succès.
Exemple 2 : l’animateur cherche à ce que les participants constituent des sous-groupes. Les participants n’arrivant pas à se mettre d’accord, l’animateur multiplie les questions pour connaître la vision de chacun sur le sous-groupe idéal.

Dans le premier exemple, au lieu de persévérer dans une attitude d’existence, l’animateur aura cout intérêt à passer à une attitude d’écoute pour débloquer la situation. En posant par exemple la question suivante « je vois que vous n’êtes pas convaincu, qu’est-ce qui vous empêche d’adhérer à la solution que je vous propose ? »

Dans le second exemple, au lieu de persévérer dans une attitude d’écoute, l’animateur aura cout intérêt à passer à une attitude d’existence, c’est-à-dire à constituer lui-même les sous-groupes de manière directive pour débloquer la situation.
Pensez, lorsque vous êtes en difficulté, à passer dans le registre inverse de celui que vous êtes en train d’utiliser. Passez à l’écoute si vous êtes en existence, passer à !’existence si vous êtes en écoute.

Reformuler

Qu’est-ce qu’une reformulation ?

Reformuler, c’est reprendre ce que dit l’autre avec une valeur ajoutée, et non pas seulement répéter ses paroles.
La valeur ajoutée d’une reformulation peut consister en :

une synthèse. L’animateur reprend les propos d’un participant en les résumant.
une structuration. L’animateur reprend les propos d’un participant en les ordonnant.
une élucidation. L’animateur pense que les propos d’un participant cachent sa véritable pensée, il tente d’expliciter ce non-dit en proposant une interprétation.
une neutralisation. L’animateur reformule en question une objection ou une attaque.

Attention, une reformulation ne consiste pas à faire dire à quelqu’un ce que vous aimeriez qu’il ait dit.

Quelle est l’utilité d’une reformulation pour l’animateur ?

Pour l’animateur, la reformulation constitue la transition par excellence pour passer en souplesse de l’Écoute à l’Existence.
En effet, les participants sont d’autant plus enclins à écouter l’animateur que celui-ci les écoute.

Le propre d’une reformulation, c’est justement de montrer à l’autre qu’il a été entendu. On lui apporte ainsi de la reconnaissance, ingrédient indispensable pour bâtir avec lui une relation productive.

En outre, la reformulation assure une sécurité à l’animateur dans la mesure où s’il a mal compris un participant, ce dernier ne validera pas la reformulation permettant ainsi de dissiper le malentendu. Si vous ne reformulez jamais, vous prenez le risque de laisser s’installer une incompréhension. Pour le participant, la reformulation lui permet de s’approprier les apports faits par l’animateur. En reformulant avec ses propres mots ce qu’il a entendu, le participant fait vivre le principe « je ne me souviens pas de ce que l’on m’a enseigné mais de ce que j’ai appris ».

Lorsqu’un participant reformule vos propos, c’est bon signe: soit il cherche à les comprendre, soit le message est passé !
La reformulation est donc l’outil par excellence de la dimension communication.

Mobiliser son non-verbal

Ce que vous dites et faites a souvent moins d’importance aux yeux de vos participants que la manière dont vous le dites ou le faites.
Aussi est-il important de mobiliser votre non-verbal pour vous adapter efficacement aux réactions de vos participants.

N’oubliez pas de sourire : si vous n’êtes pas responsable de la tête que vous avez, au moins êtes-vous responsable de la tête que vous faites.
Plus l’atmosphère est tendue, plus vous gagnerez à vous rapprocher physiquement de vos participants.
Si votre auditoire s’assoupit: changez de posture (assis/debout), variez le ton de votre voix (déclamatoire, ironique, confidentiel…).
N’excluez personne de votre champ visuel, faites attention aux personnes situées dans les angles.
Mettez toute votre Existence (voix, regard, posture) dans les phases de démarrage et de conclusion : « never Low and slow » (« jamais faible et lent »).
Soyez attentif à ce que votre non-verbal soit en phase avec votre discours (votre « bienvenue » n’est pas crédible si vous regardez une autre personne que celle à qui vous serrez la main).
Évitez la « danse de l’ours » qui consiste à vous balancer inconsciemment d’un pied sur l’autre lorsque vous parlez à votre auditoire.
Pour être écouté, ne parlez pas en distribuant un document : parlez avant ou après.

Observer

Observez encore et toujours vos participants : ils vous apportent de nombreuses informations pour piloter votre animation.
Observez …

Si les participants prennent des notes et sur quels sujets.
Les signes de lassitude : somnolence, apathie, résignation, bâillements …
L’ambiance du groupe, en regardant comment les participants se comportent entre eux dans la salle et lors des pauses.
Les timides ou les réservés qui aimeraient poser une question sans prendre la parole spontanément.
Les soupirs, les grimaces, les sourires en coin … Ils vous renseignent sur l’état d’esprit des participants.
Si tout le monde est bien à la bonne page du document ou de l’étude de cas.
La manière de se présenter des participants, toujours très révélatrice des tempéraments.

…
Il est rare que les réactions des participants ne soient pas précédées par des phénomènes observables. Ainsi, observer c’est dans une large mesure, anticiper. Vos qualités d’observation sont vos antennes : déployez-les.

S’appuyer sur des relais

Une vision erronée, véhiculée par l’habitude ou la peur de l’auditoire perçu comme une menace, consiste à considérer que l’animateur est seul face à son groupe. Si une telle situation se produisait, alors, on pourrait conclure à l’échec de l’animation.

Vous avez des alliés dans la salle sur lesquels vous devez apprendre à vous appuyer. Prenez tout d’abord l’habitude de ne pas laisser vos participants s’installer dans un rôle passif. Vous leur donnez ainsi l’habitude de coopérer avec vous. Par exemple n’hésitez pas à faire appel à eux dans les situations suivantes :

installation ou réaménagement de la salle ;
prise de notes au tableau ;
dépannage d’un problème vidéo ;
observation d’un jeu de rôle ;
debriefing d’un exercice …

L’étape suivante consiste à vous appuyer sur des relais. Un participant est considéré comme un relais lorsque, lors d’une séquence, son comportement favorise l’atteinte de votre objectif.
L’efficacité du recours aux relais repose sur la constatation suivante : les participants sont souvent plus facilement convaincus par le discours d’autres participants que par celui de l’animateur. En effet, ce dernier est souvent soupçonné (souvent à tort, parfois à raison) d’agir comme un apothicaire chargé de faire passer la pilule.

Ainsi, lorsqu’une objection survient, elle sera souvent levée plus facilement par un participant que par l’animateur. Encore faut-il que vous laissiez la possibilité à quelqu’un de répondre. Par exemple : si un participant émet un doute lors d’un groupe de travail, un de ses collègues peut apporter un témoignage qui dissipera l’objection sans que vous ayez à parler. L’erreur consisterait dans ce cas à prendre la parole.

Être présent

L’animateur a parfois tendance à s’abriter derrière sa fonction. À force d’être professionnel, il prend le risque de devenir anonyme. Pudeur ? Crainte d’être accusé de se mettre en avant ? Peur d’ennuyer? Obsession du timing? Manque de confiance en soi ? Souvent un peu de tout cela.

C’est dommage pour l’animateur et son groupe. Lorsque vous vous sentez en confiance, ne craignez pas d’être plus présent personnellement. Vous pouvez le faire de plusieurs manières.
Pour choisir des exemples, soutenir une argumentation ou trouver des analogies, n’hésitez pas à vous inspirer d’un domaine qui vous est cher : art, sport, culture, etc. Vous y gagnerez en chaleur. Puisez dans votre expérience personnelle ou professionnelle pour apporter un témoignage, illustrer vos propos. Un public, quel qu’il soit, préfère toujours le témoignage à la démonstration, le vécu à la théorie, le concret à l’abstrait.

Si vous n’êtes pas sûr des réactions de votre auditoire, sondez-le par une question : « Est-ce que vous voulez savoir comment ça se passe concrètement? », « Voulez- vous entendre une histoire authentique à ce sujet? », « Vous êtes-vous jamais demandé ce que ceci pouvait donner sur un bateau ? ». Il serait bien surprenant que vos participants n’aient pas envie d’en savoir plus.
Le tout est de ne pas en abuser et de le faire à bon escient. Vous y trouverez du plaisir et vos participants aussi. Votre animation gagnera en efficacité.

Être réellement participatif

Beaucoup d’animateurs ont une curieuse conception du« participatif». À les observer, on a l’impression qu’être participatif consiste pour l’animateur à faire dire aux participants ce qu’il aimerait entendre. Toute participation qui ne survient pas à un moment jugé opportun par l’animateur et qui ne va dans son sens est derechef considérée par ce dernier comme une perturbation !

À quoi voit-on qu’un animateur est faussement participatif?

Lorsque les participants tardent à répondre, l’animateur reprend aussitôt la parole. Si l’animateur considère que les participants peuvent dire des choses importantes, il leur laisse le temps de s’exprimer.
Lors d’un recueil, l’animateur n’écrit que les réponses qui l’intéressent. Ou bien il reformule les propos des participants en les déformant dans le sens qui l’arrange : ce qui intéresse l’animateur ce n’est pas ce que pensent réellement les participants, mais qu’ils aillent dans son sens. Une autre dérive consiste à ne pas exploiter la production des participants : que les participants répondent blanc ou noir, l’animateur n’en tire pas de conséquence sur la suite de son animation.
L’animateur ne répond pas aux questions ou bien répond à côté. L’animateur n’est pas à l’écoute des participants ou bien s’en désintéresse.
L’animateur a ouvert un« frigo », mais les questions recensées ne sont pas abordées lors du débat : l’animateur s’est débarrassé des questions gênantes sans les traiter.
À peine un débat est-il lancé que l’animateur enchaîne sur la séquence suivante: le débat n’a pas pour but d’échanger mais de meubler un temps mort.

Être pleinement participatif, ce n’est pas se contenter d’attendre du groupe qu’il vous renvoie la balle au moment où vous avez décidé de la lui lancer. C’est saisir le maximum de balles, et pas seulement les plus faciles. Il est vrai que faire vraiment du participatif revient dans une large part à s’ouvrir sur l’inconnu. Cela est difficile et consommateur de temps.

Il existe une manière différente et complémentaire de faire participer votre groupe : l’interactivité. Être interactif consiste à solliciter régulièrement votre auditoire en continu. Voici quelques exemples d’interactivité:

Avant de démarrer un exposé, donnez immédiatement la parole à votre auditoire : « Avant de démarrer, j’aimerais savoir ce que vous inspire ce thème ».
Lorsque vous décrivez une situation, interrompez-vous : « Si vous étiez confronté à une telle situation, que feriez-vous ? » ou bien « À votre avis, que se passa-t-il? ».
Avant de présenter les résultats d’une enquête, distribuez une liste à vos participants. Demandez-leur de travailler cinq minutes en binôme : « Parmi la liste que je viens de vous remettre, quels sont, selon vous, les cinq thèmes qui ont été les plus cités par les personnes interrogées? ». Vous dévoilerez ensuite les résultats de l’enquête en les confrontant aux réponses données par les binômes.
Sollicitez des témoignages : « Quelqu’un parmi vous a-t-il déjà été confronté à cette difficulté? ». Quelqu’un lève la main « Pouvez-vous nous dire ce que vous avez fait? ».

Plutôt que d’animer de nombreuses séquences faussement participatives, restreignez le nombre de séquences de ce type, mais animez-les de manière réellement participative. C’est-à-dire en prenant en compte les réactions des participants, en construisant dessus, même si elles ne sont pas celles que vous attendiez et surgissent de manière imprévue. Le reste du temps, soyez le plus interactif possible avec votre groupe.