Réunions réseau : la préparation, clé de succès.

Réunion de lancement ou à destination de membres potentiels ? Quel que soit son objectif vous allez avoir des interlocuteurs à convaincre ! La préparation minutieuse de votre intervention est le gage de votre succès. Découvrez les solutions concrètes de notre expert.

Extraits de Animez vos réunions ! écrit par Julia Kalfon, consultante en animation de réunions, aux Éditions Dunod.

Définition des objectifs

L’objectif de la fonction transmission d’informations est de transmettre une ou des informations à plusieurs personnes en même temps. De cette manière, tout le monde dispose, au même moment, d’informations transmises d’une seule voix, sans transformation des propos.

Durant cette réunion, l’objectif sera :

d’expliquer le contexte de l’intervention ;
d’informer/convaincre et faire adhérer les participants ;
de transmettre des propos clairs et concis, compréhensibles de tous ;
de faire participer et d’échanger (autant que faire se peut) avec l’auditoire.

Le mode d’intervention aura une influence sur le message. Le style conférencier (animation rationnelle) évoquera davantage le sérieux ; le style prêcheur (animation impliquante) évoquera la conviction. Ici, nous ne traiterons pas toujours distinctement les deux types d’animations. En effet, le prêcheur est un super-conférencier qui maîtrise parfaitement son sujet et qui usera sans relâche de toutes les techniques évoquées pour attirer l’attention du public. Il aura une excellente maîtrise de la gestuelle et saura maîtriser toute forme de trac.

La préparation de la réunion

La salle

Les réunions d’informations descendantes s’effectuent dans une salle assez grande pour accueillir les participants. La taille de cette salle dépendra du nombre de personnes invitées. L’échange visuel entre les participants et l’orateur doit être constant.

Pour une assistance peu nombreuse, la configuration de la salle est souvent en rond ou en U. En position assise, l’animateur ne marque aucune distance avec les participants. En position debout, l’animateur exprime une volonté de transmission dynamique.

Pour une assistance plus nombreuse, la configuration en théâtre est plus adaptée.

Salle en théâtre ou en salle de classe

Le contact visuel avec l’animateur est plus focalisé. La place de l’animateur est privilégiée. La transmission d’informations est au coeur de la réunion. Le support projeté derrière l’animateur est également visible de tous.

Cette configuration empêche les échanges puisque les participants ne peuvent pas réellement se voir, et place les participants dans une posture passive et réceptive par rapport à l’intervention.

Selon le mode d’animation adopté, l’animateur aura une gestion de l’espace différente.

Salles et modes d’animations

La collation
Si l’animateur souhaite faire bonne impression au public reçu, ou favoriser la convivialité, il peut prévoir une collation avec boissons et/ou café (voire biscuits/apéritifs…). La collation peut prendre plusieurs formes :

Avant ou après la réunion, dans une zone définie : cette configuration distingue clairement le temps de détente et le temps de travail. Elle est généralement préférée pour des raisons de commodité (par exemple, s’il n’y a pas de table collective) ou de formalisme (par exemple, pour des réunions d’informations descendantes hiérarchiques sur un sujet important).

Pendant la réunion, sur la table : cette disposition favorise la convivialité et brise les codes de conformité. Elle participe à la libération de l’expression des participants, mais n’est adaptée qu’aux petits groupes.

Les participants

Le nombre de participants

Ce type de réunion peut accueillir un plus grand nombre de participants que les autres types, allant de 2 à 100 personnes (voire plus), sans trop d’ajustements. Il faut juste savoir que plus le nombre de participants est important, moins les interactions avec l’auditoire seront possibles.

Le profil des participants

Les participants sont ceux que le commanditaire animateur a invités. Avant de préparer une réunion, il est important de connaître la composition du public prévu afin d’adapter l’objectif, le degré de précision du message et le vocabulaire. L’animateur peut donc dresser un portrait rapide des participants en répondant aux questions suivantes.

Qu’est-ce que je sais d’eux ?
Quels types de personnes sont-ils ?
Qu’est-ce qui les inquiète ?
Qu’est-ce qui les enthousiasme ?
Quelles sont les questions qu’ils se posent ?

Si le nombre de participants est important, l’animateur peut faire des groupes de personnes en fonction de points communs pertinents.

EXEMPLE DE GROUPES :

Les managers du sud de la France, de l’est, de l’ouest, du nord. Les managers d’équipe de plus de 30 personnes/de 20 personnes/de 10 personnes.

Il est aisé de comprendre que, selon les cas, les attentes vis-à-vis d’un discours puissent être un peu différentes. Il faudra donc s’adapter : si les groupes sont tous réunis en même temps, l’animateur doit faire référence aux attentes de chacun.

Le contenu

Que dire ?

À cette étape, l’animateur note en vrac tout ce qu’il a envie de dire, sans chercher immédiatement à ordonner. Il formule un maximum d’idées, même si ça ne lui paraît pas important ou incohérent. Il sera toujours temps de faire le tri après. Il refait ce travail pour chacun des thèmes qu’il a prévu d’aborder.

Il fait attention à ne pas trop multiplier les thèmes. S’il n’a pas le choix, il prévoit des temps de pause !

Pour s’adapter à la diversité des personnes présentes, il répondra à tous les besoins argumentatifs des participants :

pour ceux qui ont besoin de concret : donner des faits précis, des chiffres, des actions concrètes ;
pour ceux qui ont besoin de raisonner : donner le cheminement de sa pensée (cause/conséquence) ;
pour ceux qui sont axés sur l’humain : donner des informations sur les personnes impliquées, les valeurs sur lesquelles l’animateur fonde son raisonnement…
pour ceux qui ont besoin de conceptualiser : donner sa vision à long terme et les différentes possibilités envisagées.

Comment ordonner l’information ?

Une fois que l’animateur a tout noté, il regroupe les informations qui vont ensemble. Il essaie de les ordonner en cherchant les concordances entre chacune de ces idées : il en fait des familles, des groupes d’informations.

Il ordonne ensuite ces groupes en suivant la règle suivante : partir du plus global pour aller vers les points de détail. Si les informations à présenter sont toutes de mêmes niveaux, il commence et termine par les thèmes avec lesquels il est le plus à l’aise. S’il s’agit d’expliquer la mise en place d’une action, il commence par exposer le problème et les enjeux liés, puis présente les solutions et le plan d’action.

Dans tous les cas, il établit un plan qui lui semble cohérent, avec lequel il se sent en accord. Il pourra ainsi s’y retrouver plus facilement pendant la présentation.

À ce stade, l’animateur estime le temps que va prendre l’intervention. Si cela dure plus d’une heure à 1 h 30, il prévoit un temps de pause ou casse le rythme.

L’attention d’un auditoire est excellente pendant 20 minutes, bonne jusqu’à 40 minutes ; au-delà, il faut veiller à modifier le rythme de la présentation. Attention : il ne faut pas oublier le temps nécessaire aux questions/réponses !

Le message clé

Une fois ses informations notées, l’animateur sait ce qu’il a à dire. C’est le moment de synthétiser, en notant les mots clés de la présentation. Quels sont les trois plus importants ?

Puis, en une phrase, l’animateur définit l’essentiel de ce qu’il a à dire. Pour s’aider, il peut en parler à quelqu’un : « Je dois faire une intervention sur… », « Le message principal est… » Cet exercice lui sera utile pour conclure son intervention.

Réunions réseau : la préparation, clé de succès