En tant qu’animateur de la réunion, vous passez un contrat avec les participants. C’est votre TOP : Thème, Objectif, Plan. Pour le mener à bien et dans les temps, François Laure met en garde contre les erreurs les plus fréquentes.François Laure, auteur du Guide des techniques d’animation, Méthodes et outils pour réussir vos animations, propose des formations à la conduite de réunion et à la prise de parole.
Erreur #1 : User de termes qui déprécient la réunion, trahissent le manque de confiance ou de préparation
« On ne réussit pas en coiffant la casquette du looser ! » tranche François Laure. Le stress occasionné par la rencontre pousse parfois à décrire la rencontre comme une « petite » réunion qui ne devrait pas prendre trop de temps. Eviter également de parler à l’imparfait dès la première objection : « j’avais préparé cela pour vous aider », « c’était une idée à creuser… ».« En vous dévalorisant commente l’expert, vous dévalorisez également votre auditoire. S’ils sont tous réunis pour vous écouter, c’est que vous en valez la peine et qu’il y a un véritable enjeu ! Exprimez-le d’emblée et les membres s’impliqueront d’autant plus. »
Erreur#2 : Faire travailler les participants sans support
Entamer un débat, une prise de décision, une séance de créativité sans « brouillon » ou support de base à la réflexion engendre la désorganisation et l’inhibition. Aidez vos membres à se mettre d’emblée dans l’état d’esprit adéquat en préparant des supports.Par exemple :- Pour une prise de décision, résumez les solutions envisagées, pensez aux grilles de critères de décision.- Pour imaginer un nouvel événement de votre réseau, créez son portrait chinois etc.
Erreur#3 : Laisser déborder les tours de table
Indispensables, ils doivent cependant être concis ! À L’animateur de donner le rythme.En début de réunion :« La plupart du temps, les participants copient la présentation du voisin précise François Laure. Si celui-ci s’arrête à nom/ prénom/ fonction, tous copieront la formule. »Présentez-vous en premier en étant volontairement succinct et rapide.Pour clore la rencontre :Impossible de conclure sans demander les impressions de chacun. Pour faire court, proposez à chacun de donner rapidement ses impressions « comme s’il devait envoyer un SMS à quelqu’un ».
Erreur#4 : Négliger les signaux d’alertes
Des participants se reculent dans leur chaise et opinent machinalement du chef, un peu comme les petits chiens à l’arrière des voitures ? Ceux qui posaient beaucoup de questions n’en posent plus ou ne prennent plus de notes ? Sans doute sont-ils en train de se désengager ou ne sont-ils pas d’accord. Relancez la discussion, cherchez l’interactivité : « suis-je assez clair ? vais-je trop vite ? êtes-vous d’accord ? vous me suivez ? »
Erreur #5 : Faire cavalier seul
Parmi les participants, des alliés peuvent vous aider à guider la réunion. Un membre du bureau de l’association pourra par exemple veiller au respect du temps et vous rappeler d’un geste si vous êtes trop long. En cas de tension, si un participant pose une question délicate, proposez aux plus actifs ou experts notoires du sujet de répondre à votre place !
Erreur #6 : Déléguer la prise de note à un script
Ce membre ne pourra pas suivre véritablement la rencontre. Vous le défavorisez alors que cette tâche vous revient. Sur un paper-board, notez au fur et à mesure les contributions de chacun. L’exercice constituera un support pour les participants. Ils pourront rebondir sur les propos recueillis, évaluer synthétiquement l’avancée du débat etc. Cette restitution, si elle est bien faite, pourra tenir lieu de compte rendu.
Erreur #7 : Terminer en demandant « Vous avez des questions ? »
Vous rouvrez le débat alors qu’il s’agit de le clore. De plus, c’est une demande restrictive : certains membres voudraient simplement pouvoir exprimer ce qu’ils ont apprécié. Enfin, vous vous privez des remerciements ou commentaires utiles, dommage !Concluez plutôt sur une synthèse :- Rappelez le TOP et résumez les solutions adoptées en cours de réunion.- Veillez à résumer tous les points abordés, qu’ils soient entérinés ou non.- Prenez la responsabilité de préparer une synthèse et rappelez les tâches à se répartir pour la prochaine rencontre.