Moment-clé pour le développement de votre réseau et la fidélisation de vos membres, la réunion de bilan participe à impliquer et motiver les membres tout au long de l’année. Trois animateurs de réseau nous confient comment ils préparent et animent cette rencontre.
Enjeu double pour ce bilan
À la fois clôture de l’année et préparation de la suivante, la réunion de bilan vous donne l’occasion de recueillir l’opinion de vos membres sur le réseau et sur le programme de l’année écoulée. Il vous offre également l’opportunité de préparer le programme de l’année à venir en les impliquant. Occasion pour vous de « réveiller » les inactifs.
L’utilité de cette réunion n’est pas à démontrer. Par contre, la clé du succès réside dans sa préparation et son animation.
Etape 1 : Analyser le niveau de satisfaction des membres
« Même si vous pensez bien connaître vos membres, faire le point formellement avec eux une fois par an va vous apprendre des choses que vous ne savez pas. »
Pour Odile Vialatte, animatrice du club Paris Tour
Eiffel de l’APM (Association Progrès du Management), malgré une bonne connaissance de vos membres, vous pouvez encore être surpris des résultats d’un questionnaire annuel.
Même si le réseau est petit et même si vous sondez tous les mois vos membres.
« Cette étape est résolument indispensable pour le réseau », souligne-t-elle. « Sans cette évaluation, nous n’aurions par exemple jamais pu détecter le manque de liens ressenti par les membres du club. »
La boîte à outils
Un questionnaire pour analyser la satisfaction globale des membres
Odile Vialatte propose tous les 3 ans un questionnaire complet à ses membres. « Notamment lorsque le club s’est beaucoup renouvelé et que je sens l’urgence de sonder les attentes des nouveaux membres. » Pourtant elle évalue en continu la satisfaction des vingt membres de son club.
Une fois par an, elle propose un questionnaire plus allégé pour faire le point de ce qui a fonctionné ou non tout au long de l’année. Elle envoie son questionnaire aux membres une semaine avant la réunion et rédige une synthèse des réponses qu’elle partage au cours de la séance.
En plus à l’issue de chaque réunion, les membres effectuent un bilan de la séance : « Il est important de confronter ces évaluations à chaud avec celles demandées à froid en fin d’année, avance Odile Vialatte. En effet, je constate souvent des écarts entre les différents sondages, ce qui permet d’affiner l’analyse des besoins des membres. »
Pour Séverine Fah, Présidente du Club de créateurs et de repreneurs d’entreprises d’Ille-et-Vilaine, sonder les attentes des membres, c’est aussi être une oreille attentive tout au long de l’année. Par exemple, elle relance les membres régulièrement absents pour comprendre ce qui ne leur convient pas.
Etape 2 : Questionner les membres sur leurs préoccupations plutôt que les interroger sur les thèmes qui les intéressent
Sa logique est simple. Par nature, si on demande aux membres de suggérer des thèmes, ils vont parler de ce qu’ils connaissent déjà. Or, ils participent au club pour être étonnés, découvrir de nouvelles choses.
« Je ne demande jamais aux membres de suggérer des thèmes ! » confie Odile Vialatte
Odile Vialatte a donc pris comme habitude de remplacer la question « quels thèmes de réunion vous intéresseraient l’année prochaine » par « quelles sont vos préoccupations actuelles ? ». Cela lui permet d’aller plus loin dans la co-création du contenu des réunions avec ses membres.
Un exemple concret : le voyage d’étude « management des jeunes »
Odile Vialatte détecte le besoin d’organiser une séance consacrée au management des jeunes en entreprise. « Aucun des membres n’avaient clairement évoqué ce sujet, pourtant régulièrement des difficultés avec des jeunes salariés étaient partagées au sein du groupe. »
Après avoir détecté ce « signal faible », elle suggère un voyage d’étude d’une journée :
– Visite d’une frégate de marine à Toulon et échanges avec les jeunes embarqués ainsi qu’avec le capitaine pour mieux comprendre les motivations et les comportements des jeunes.
– L’après-midi : une conférence animée par un sociologue et professeur en management et ressources humaines à HEC.
Etape 3 : Organiser la rencontre
Les modes d’organisation varient d’un réseau à l’autre. A titre d’exemples, voici les fonctionnements adoptés par Odile Vialatte et Séverine Fah.
À l’Association pour le Progrès du Management (APM), une réunion en 3 temps :
- Restitution par l’animateur des résultats des enquêtes de satisfaction menées auprès des membres
- Échanges et partage pour approfondir les souhaits et attentes ( = préoccupations) des membres pour l’année à venir
- Propositions et échanges sur des thèmes possibles
Au Club des créateurs et repreneurs d’Ille-et-Vilaine :
- Restitution et bilan
- Séance de brainstorming collective pour définir ensemble les thèmes souhaités pour l’année à venir
Les conseils de Séverine Fah pour animer une séance de brainstorming :
Avec près de 100 adhérents dans le club et même si tous ne seront pas présents à la réunion de bilan, une organisation minimum s’impose pour faciliter la prise de parole des plus introvertis :
- Divisez l’assemblée en groupes de 4 à 5 membres pour faciliter la réflexion et pour lever les freins à la prise de parole en public
- Nommez un rapporteur par groupe de membres qui restituera les résultats de leurs recherches à l’assemblée.
À l’unanimité le choix de la convivialité
Le Centre des Jeunes Dirigeants (CJD) de Paris a pour sa part choisie d’organiser une grande célébration conviviale afin de clore l’année sur une note plus festive.
« Dans un réseau associatif, il faut favoriser les liens et les moments chaleureux pour que les membres prennent plaisir à s’investir. Et la réunion de bilan est un moment privilégié pour renforcer les liens noués au cours de l’année, faciliter l’intégration des nouveaux et donner à tous les membres l’envie de revenir à la rentrée. » explique Ivan Dumon, Président du CJD.
Ils organisent ainsi pour clore l’année un jeu de piste surprise dans Paris suivi d’un dîner convivial.
« Partager son enthousiasme lors de ces grands rendez-vous est primordial » poursuit-il, « si l’on souhaite transmettre l’envie de s’investir et de prendre des responsabilités dans l’organisation. »
De même Séverine Fah et Odile Vialatte ne termineraient pas leur réunion de bilan sans organiser un dîner convivial pour permettre aux membres de se retrouver lors de cette étape-clé.
Etape 4 : Programmer 2008
Avec un planning volontairement incomplet pour pouvoir coller à l’actualité
Évidemment mieux vaut planifier les rencontres à l’avance, surtout lorsqu’il s’agit d’inviter des intervenants très demandés. Pourtant Odile Vialatte laisse des « trous » dans son programme de manière à suggérer des thèmes plus en rapport avec l’actualité, si le besoin s’en fait sentir.
De la même manière, Séverine Fah se laisse une marge de manœuvre dans la programmation des séances et ne communique jamais plus de deux mois à l’avance les thèmes des rencontres aux membres. « Cela permet au bureau de s’organiser plus souplement en cas de modification du programme. »
Avec un souci constant d’alterner les formats, les thèmes et les types de rencontres
« Nous alternons régulièrement les séances afin de surprendre les membres et de satisfaire toutes les attentes » rapporte Ivan Dumon. Les formats de rencontres permettent ainsi plus de flexibilité dans l’élaboration du programme : séances de travail en petits groupes, conférence, rencontres conviviales, etc.