Le succès d’une réunion dépend pour une bonne part de son animation…. Tout ce qui s’échangera au cours de la séance peut varier du tout ou tout selon vos choix de présentation ou de rythme de travail. Découvrez techniques d’animation et exercices et mises en train adaptés à vos objectifs : séance de travail ou de recherche de consensus.
Extrait de Préparer une réunion pour mieux l’animer et y participer d’Alain Chevalier-Beaumel, Editions Vuibert.
La présentation
Au commencement de la réunion, dès que votre «nomination» d’animateur est validée par le groupe, vous prenez en charge le fonctionnement et le déroulement de la réunion.
Si tous les participants ne se connaissent pas, vous procéderez à une présentation par un tour de table. Selon le thème et l’enjeu de la réunion, cette présentation peut être déterminante. En effet, les participants à une réunion ne se comportent pas de la même manière devant des personnes qu’ils connaissent et devant les inconnus. En l’absence de présentation, certaines personnes ont tendance à ne pas s’exprimer spontanément et des propos, qui auraient pu être d’un grand intérêt pour le groupe, ne seront peut-être jamais formulés, ni débattus.
Soyez également conscient qu’une présentation uniquement axée sur les fonctions et le statut des participants peut induire des rapports inégaux au sein du groupe, surtout en ne laissant la parole qu’aux personnes situées le plus haut dans la hiérarchie et en maintenant les autres dans le silence.
Par expérience, les groupes, même s’ils ont parfois quelques hésitations devant une proposition de présentation un peu originale, apprécient assez rapidement de se plier à ce petit « jeu » car ils constatent que les freins à la communication s’estompent plus facilement une fois la présentation achevée.
La présentation des participants peut revêtir différentes formes selon qu’il s’agit d’une réunion de travail ou d’une réunion de recherche de consensus. De même, un groupe de créativité ne se présentera pas de la même façon qu’un groupe de réflexion composé de responsables politiques.
Exemples de présentations pour des réunions de travail
Lors d’une réunion de travail, le groupe étant sollicité pour résoudre un problème en faisant preuve de créativité, l’animateur peut demander aux participants de se présenter d’une manière originale. Hormis le tour de table traditionnel au cours duquel chacun décline son titre professionnel et ne révèle pas grand-chose de sa personnalité, il est possible de réaliser des présentations plus créatives qui placeront les participants dans un état d’esprit propice à faire preuve d’imagination pour le traitement du sujet même de la réunion.
Par exemple, vous pouvez :
- Demander à chaque participant d’énoncer trois affirmations sur sa personne ou sa vie, en insérant deux informations fausses. Le groupe sera alors invité à trouver l’affirmation authentique.
- Demander aux participants de se présenter en incluant obligatoirement, dans leurs propos, un mot choisi au hasard. Le groupe devra alors trouver l’« intrus ».
Exemples de présentation pour des réunions de recherche de consensus
L’objectif d’une telle réunion étant de faire évoluer les participants vers plus d’ouverture d’esprit et de tolérance, il est recommandé de consacrer davantage de temps à la présentation afin de favoriser la libre expression de chacun. En effet, on s’exprime plus aisément devant des individus que l’on connaît bien.
Méfiez-vous de la contrainte temps qui pousse parfois à réduire, voire à supprimer, cette présentation qui peut vous paraître, a priori, inutile ou secondaire. Par la suite, vous découvririez que le débat et la recherche de consensus en seraient fortement perturbés, du fait de la méconnaissance des participants entre eux. L’efficacité nécessite parfois de savoir consacrer du temps là où on souhaiterait pouvoir passer rapidement.
Une présentation réussie facilitera considérablement les échanges en cours de réunion et réduira objectivement le nombre de conflits. Pour ce faire, plusieurs techniques sont à votre disposition, par exemple, vous pouvez :
- Demander aux participants de consacrer trois minutes de réflexion sur ce qu’il leur semble important d’être connu des autres participants. Il est nécessaire de préciser que l’on peut parler de sa vie professionnelle et personnelle. En effet, si le groupe doit ensuite chercher un accord, il est souhaitable que l’on découvre les membres du groupe, au-delà de leurs seules activités professionnelles. Après réflexion, chacun prendra la parole à tour de rôle.
- Demander aux participants de réaliser une présentation croisée. Pour ce faire, constituez des binômes et donnez-leur comme consigne d’interviewer l’autre et de recueillir le maximum d’informations sur lui. La durée de cet entretien sera fixée à cinq minutes maximum, soit deux minutes et demie par participant. Ensuite, chacun restituera, devant le groupe et en deux minutes maximum, le fruit de son entretien. La personne ainsi présentée, disposera d’un droit de rectification ou de complément d’information, à la fin de l’intervention de son présentateur. Cette dernière formule, qui peut paraître longue si le groupe dispose de peu de temps, est en revanche un excellent moyen de détendre le groupe et de favoriser l’expression de tous.
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