Animateurs : en réunion, 6 astuces pour développer votre 3ème œil.

Lorsque vous animez une réunion, la gestion du groupe et les questions à poser laissent parfois peu de place à une 3ème mission… Et pourtant c’est vous qui êtes le garant de l’atteinte des objectifs de ce rendez-vous ! Notre experte vous livre les 5 points-clés pour parvenir à vos fins.

Extrait d’Animez vos réunions par Julia Kalfon aux Éditions Dunod.

Animatrice de réunions depuis 15 ans, Julia met son savoir-faire au service des entreprises.

Faire avancer : le troisième œil de l’animateur

Durant toute la réunion, l’animateur doit maîtriser ses objectifs. Il doit savoir où mener le groupe et toujours avoir en tête le chemin à parcourir. Il surveillera son animation et veillera sans cesse à l’avancement de l’ordre du jour. Pour cela, il mettra en place une stratégie d’évaluation continue de l’avancée du travail.

Cette stratégie est appelée le « troisième œil de l’animateur ». Le premier œil de l’animateur se concentre sur le groupe, le deuxième sur les questions qu’il doit poser, et le troisième sur son animation, en tenant compte de la gestion du timing, du matériel et du bien-être physiologique et social du groupe.

La gestion simultanée de ces différentes dimensions représente une réelle gymnastique cérébrale : tout en écoutant, l’animateur doit mener plusieurs tâches de front et penser à son cheminement.

Suivre l’ordre du jour

Toute réunion demande une attention particulière à l’ordre du jour.
L’animateur doit :

Lancer les sujets qu’il est prévu d’aborder ;
Savoir où il en est du déroulé ;
Être sûr d’avoir bien compris ce que disent les participants ;
Être sûr que tout le monde a bien compris ce qui était ;
Suivre le timing.

Ne pas perdre le fil de l’objectif

A chaque instant de la réunion, l’animateur doit savoir ce qu’il a déjà couvert et ce qui lui reste à couvrir de l’objectif à atteindre. Il doit pouvoir écouter les participants et anticiper les questions suivantes en évitant les redites.

L’animateur ne doit absolument pas être scolaire et suivre mot à mot ses questions. Les questions écrites sont des guides sur ce qui doit être abord mais, pendant la réunion, l’animateur doit aussi se laisser guider par les participants, tant qu’ils restent dans l’objectif. Une question traitée avant une autre ne lui posera pas de problème : il saura s’y retrouver et adaptera son animation.

Ramener la discussion à la fonction de la réunion

Les sujets traités dans une réunion étant rarement isolées, il est facile de déraper sur autre chose et de faire une réunion hors-sujet. L’animateur doit donc veiller à lutter contre les dérapages tout au long de la réunion sans se laisser déborder par le groupe : ni émotionnellement, ni sur le contenu. Il doit prendre le recul nécessaire pendant le groupe pour analyser ce qui est dit.

Dès qu’il sent que le groupe dévie, l’animateur doit recadrer les participants, par exemple en leur demandant de revenir à l’objectif initial ou en essayant de comprendre en quoi ce qui est dit concerne l’objectif.

Nombre de réunion sont des réunions d’action, et non de construction (voir chapitre 1). Par exemple, pendant une réunion d’action, dont l’objectif final est de mettre en place des actions concrètes, l’animateur doit éviter les glissements vers des discussions sur le fond d’une politique de groupe : il doit cadrer la réunion.

Pour sortir de ce type d’impasse, l’animateur peut prendre note de ces remarques hors-sujet pour ensuite (éventuellement) en référer à qui de droit. Cependant, il faut impérativement éviter toute focalisation en relançant sur ce qui est possible de faire dans le cadre actuel.

EXEMPLE DE RECADRAGE PAR L’ANIMATEUR :
« Malheureusement aujourd’hui on ne peut pas changer cette politique. Je prends notre de votre réaction, mais ne pourrai rien y faire aujourd’hui. Essayons tout de même d’avancer de manière constructive. Donc, aujourd’hui (en insistant sur le mot), dans le cadre actuel, que peut-on faire ? Comment pourrions-nous avancer ? »

Maîtriser et proposer une palette d’exercices

L’animateur, pour atteindre plus rapidement son objectif, peut proposer aux participants des exercices ou des jeux. L’animateur professionnel maîtrise de nombreuses techniques d’animation et exercices, dans lesquels il pourra piocher pour dynamiser le groupe, alterner les rythmes, contourner un blocage… (Voir bibliographie).

Veiller au bien-être des participants… et au sien !

Pour avancer, les participants doivent se sentir bien dans le groupe. Comme nous l’avons vu au chapitre 1, l’animateur veillera à ce que les participants n’aient ni trop froid, ni trop chaud, ni faim, ni soif. Il veillera également à ménager leur état de fatigue.

Pour de longues réunions, il mettra à disposition des boissons et s’arrêtera pour des pauses environ toutes les 1h30 / 2 heures maximum. De la même manière, l’animateur devra être attentif à ses propres besoins. Tout au long de son animation, il tâchera de se ménager pour assurer sa prestation jusqu’au bout.

Afin d’éviter tout effet de lassitude, l’animateur sera attentif au climat instauré dans le groupe ainsi qu’aux rythmes de la pensée de chacun (plutôt qu’introvertis : exercices écrits ; plutôt extravertis : exercices oraux) et à l’alternance des rythmes des exercices (lents, rapides, individuels, collectifs…) environ toutes les 30 minutes.