Quatre réseaux vous dévoilent les coulisses de leur organisation et partagent les trucs qui marchent pour gagner du temps et organiser vos actions avec efficacité.
« Préparez des documents types pour toutes les actions récurrentes. »
Caroline Jardri, co-fondatrice du 18/20 des indépendants, professionnels de la communication.
« Pour échanger et organiser nos réunions mensuelles, nous utilisons un groupe Viadeo. Nous sommes trois administrateurs à nous partager la tâche à tour de rôle. La préparation des événements a été conçue à l’avance, avec des gabarits de communiqués, il n’y a pas à réinventer la roue à chaque fois et cela permet à chaque administrateur d’avancer rapidement sans avoir à consulter constamment les autres. »
Bonne pratique pour assurer la promotion d’un événement sur le groupe Viadeo :
Le planning de communication est calibré : un message 15 jours avant l’événement, un second une semaine avant et un rappel l’avant-veille.
Le contenu des messages suit un gabarit de communication prédéfini :
- Intitulé de l’événement
- Présentation du thème sous forme de 3 questions posées aux membres
- Introduction des intervenants
- Détails pratiques : horaire, lieux.
« Variez les formats de rencontres, des plus chronophages aux plus économes en préparation. »
« Nous alternons une réunion « open » où les membres se réunissent simplement pour échanger autour d’un verre, une réunion à thème avec interventions d’experts et séances de travail collaboratif. Cela équilibre la charge de travail pour les administrateurs. »
« Déléguez plus ! »
Franck Fiszel intervenant spécialiste du réseau relationnel et animateurs de deux réseau
Dans un réseau très hiérarchisé : profitez des AG, des réunions annuelles pour répartir les rôles
Pour faciliter cette organisation, un formulaire peut être envoyé aux membres, ceux-ci pourront indiquer leurs domaines de prédilection, disponibilités, souhaits d’implications, etc.
Dans un groupe informel, appuyez-vous sur les membres les plus actifs
Pour Cap Avenir Réseau une équipe veille au bon déroulement des rencontres organisées chaque mois : « l’un prend en charge l’envoi des invitations, l’autre l’accueil des participants, l’aménagement de la salle de rendez-vous, etc. »
Bonne pratique : sachez renvoyer l’ascenseur
« Pour remercier les membres actifs, je les mets en avant sur mon site Internet qui est très lu. Cela peut contribuer à les aider à faire connaître leurs expertises et entreprises. »
« Pour un projet, constituez une équipe avec son référent. »
Marine Cousin-Bernard, co-fondatrice de la Chambre Professionnelle du Conseil d’Ile-de-France.
Bonne pratique :
« Pour notre opération Tour de France du conseil en Ile-de-France, nous avons défini en plus deux groupes de travail, avec un pilote par groupe et un coordinateur. Les rôles et tâches sont bien répartis, chacun sait ce qu’il doit faire et quand, cela évite bien des hésitations et pertes de temps. »
Outil pratique :
Ce type d’événements demande beaucoup de coordination, y compris avec les autres antennes régionales. Nous utilisons un Intranet pour partager facilement les documents, coordonnées, agendas…
« Veillez à la productivité des réunions de travail. »
« Ordre du jour, prise de décisions et organisation d’un plan d’action… Je suis assez insistante sur la méthode. Mais c’est ce qui permet d’avancer ! Et un projet où l’on ne perd pas de temps, c’est aussi un projet où les membres s’impliquent facilement, sans se démotiver. »
Outil pratique :
« À l’issue d’une réunion, nous partageons nos plans d’actions sur Dropbox. Tous les participants peuvent les consulter à distance et préparer les prochaines rencontres en commentant les documents. C’est un vrai gain de temps. »
Les idées clés de l’article :
1. Simplifiez les tâches récurrentes en préparant des listes de tâches ou documents types. Un gain de temps précieux dans votre gestion quotidienne et qui pourra en plus faciliter la tâche de ceux qui vous relaient.
2. Coordonnez les actions des uns et des autres : des membres peuvent prendre en charge une mission récurrente (communication, accueil des nouveaux membres…) ou le pilotage d’un projet ponctuel en rapport avec leurs spécialités.
3. N’hésitez pas à dynamiser vos rencontres avec des animations de lancement, des supports d’aide à la prise de décision de manière à ne pas perdre de temps pendant les temps de concertation.