Véritable outil de communication et d’échanges, la newsletter est essentielle dans l’activité d’un réseau. Vous souhaitez connaître les enjeux d’une newsletter et les règles à respecter pour un réseau ? Notre article détaille, pour vous, tous les points à prendre en compte.
Newsletter : définition et utilité
Une newsletter, ou en français infolettre, est un mail informatif qu’une structure envoie à des personnes inscrites sur une liste. Plusieurs logiciels et sites permettent de travailler le format et le design d’une newsletter afin de proposer un contenu agréable à lire.
Une newsletter est souvent utilisée à des fins commerciales. Ainsi, les offres promotionnelles et la présentation de produits constituent la majeure partie de la newsletter. Toutefois, un réseau (qu’il soit associatif, professionnel, syndical…) ne propose aucun service commercial. L’objectif principal se structure autour de la nécessité d’information. Dans de rares cas (une fois par an), la newsletter peut servir pour la campagne d’adhésion/réadhésion.
Pour un réseau, la newsletter peut donc être utilisée autant pour la communication interne (à destination de ses propres membres) que pour la communication externe (à destination des partenaires, sympathisants et membres extérieurs).
L’analyse des performances d’une newsletter
Pour évaluer la qualité d’une newsletter, il est fréquent d’utiliser deux indicateurs chiffrés :
- Le taux d’ouverture. Il va s’agir, tout simplement, du nombre de membres inscrits qui ont ouvert le mail contenant la newsletter. Les chiffres peuvent évidemment dépendre d’un secteur à un autre. Toutefois, les taux d’ouverture se situent généralement aux alentours de 30 %.
- Le taux de clic. Cet indicateur est regardé de près par les entreprises qui insèrent des offres commerciales dans leur newsletter. Ce chiffre donne aussi une bonne appréciation de la réussite, ou non, des CTA (call-to-action). Un CTA est un appel à l’action, généralement une bannière appelant les lecteurs à télécharger un e-book, à lire un article de blog (https://www.placedesreseaux.com/Dossiers/animer-developper/blog-echanges.htm) ou à adhérer/faire un don à une structure.
Newsletter d’un réseau : les points à prendre en compte
La rédaction et l’envoi d’une newsletter ne s’improvisent pas. Ainsi, plusieurs éléments sont à prendre en compte pour faciliter la bonne réception de la newsletter. Les newsletters d’un réseau comportent quelques spécificités à prendre en considération.
La qualité des membres inscrits
L’objectif d’une newsletter est, comme nous l’avons vu plus haut, d’avoir un bon taux d’ouverture et que le contenu soit lu par les membres inscrits. Dans cette optique, il n’est pas toujours nécessaire de privilégier la quantité de membres. La collecte des adresses mails (à plus forte raison pour les réseaux) doit donc respecter les règles de la protection des données personnelles. En cas d’abus, la CNIL peut se saisir du dossier.
Par ailleurs, il est important de faire attention à la fréquence des newsletters. En effet, de nombreux internautes n’apprécient pas les envois massifs de mails. Or, lorsqu’une newsletter est envoyée aux mauvaises personnes ou de manière trop fréquente, elle peut être considérée comme un “spam”. La newsletter du réseau va alors perdre en visibilité, y compris pour les envois futurs.
L’identification du réseau
Il est, également, toujours préférable de rappeler, dans la newsletter, à qui s’adresse le contenu envoyé. Certains particuliers ou professionnels peuvent être membres de plusieurs réseaux aux missions parfois similaires. Il n’est donc pas toujours simple de savoir l’identité de l’organisme qui transmet la newsletter.
Une structure peut donc privilégier les formulations du type : “vous recevez cette newsletter car vous êtes membre du réseau …”. Il convient également de bien préciser le nom du réseau qui envoie la newsletter. Ces indications clarifient les raisons de la réception de la newsletter et évitent les désabonnements.
La hiérarchisation des informations
Une newsletter reste un e-mail marketing qu’il convient de soigner et de penser pour optimiser sa lecture. Il est donc nécessaire de savoir hiérarchiser les informations. Il est possible de choisir des formats déjà pré-établis par les sites proposant un service d’envoi de newsletter. Ces formats, ou templates, permettent d’adapter le design à l’image de marque d’un réseau.
Il existe alors, pour les réseaux souhaitant informer leurs membres, plusieurs possibilités :
- L’édito. Particulièrement appréciée des associations, fondations et organisations professionnelles, une newsletter en édito va permettre de transmettre une lettre. Cette dernière est souvent un message du président de la structure.
- La thématique phare. Un sujet central va porter la newsletter et attirer les destinataires. Ces derniers vont pouvoir en apprendre davantage sur toutes les facettes en lien avec ce thème. Ce template est souvent utilisé pour envoyer les rapports d’activité d’une structure.
- Le journal. Certaines structures proposent un format journal pour leurs newsletters. Ainsi, plusieurs informations différentes (sur la vie interne, les projets, les réflexions…) vont se côtoyer pour proposer une pluralité de contenus sous forme de blocs successifs. Il s’agit alors de cibler large.
Il convient de bien réfléchir au template de sa newsletter. En effet, il faut éviter de changer le design, l’agencement des informations et le format de la newsletter à chaque fois. Pour garantir une bonne réception de la newsletter, la création d’une identité de contenu est recommandée.
La rédaction de la newsletter
Certains points nécessitent une vigilance particulière. Ainsi, après avoir défini le groupe de destinataires et le message à transmettre, un réseau peut travailler sur d’autres éléments :
- Le titre de la newsletter. Celui-ci doit être clair et compréhensible par tous. Il s’agit du premier élément que la cible va voir avant d’ouvrir le mail. Ce titre doit donc être attractif. Toutefois, pour un réseau, il convient d’adapter la rédaction de ce titre aux besoins de la cible.
- Les titres des catégories. De la même manière que le point précédent, les titres des différents articles, vidéos, visuels doivent être accrocheurs et suffisamment explicites. La cible doit avoir envie de cliquer sur les différents liens présents dans la newsletter.
- La syntaxe. La newsletter représente l’image du réseau. Il convient donc d’éviter les contenus comportant des fautes et erreurs syntaxiques. La réputation du réseau pourrait, dans ce cas de figure, s’en trouver altéré. L’utilisation d’un correcteur orthographique est souvent conseillée.