Pour captiver votre auditoire et animer avec efficacité vos réunions, votre support de présentation doit être à la fois créatif et synthétique. Comment s’éloigner des modèles établis ? Faire court mais utile ? Conseils pour créer des supports de présentation dynamiques.
Extrait de : Stop au PowerPoint ! Réapprenez à penser et à présenter ! de Nicolas Beretti, collection.
Efficacité professionnelle, Dunod, Janvier 2012
Ne soyez pas fainéant !
Que celui qui n’a jamais été tenté de réutiliser une précédente présentation PowerPoint au moment d’en commencer une nouvelle se dénonce. Il est tellement plus facile d’emprunter un chemin déjà balisé plutôt que de partir de rien ! En plus, bien souvent, vous manquez de temps pour réaliser votre présentation, qui vous a été demandée aujourd’hui pour hier. Alors, bien légitimement, vous ouvrez une ancienne présentation qui pourrait avoir une thématique proche (présentation d’un produit, d’une stratégie de communication…), en étant certain que vous saurez vous appuyer dessus pour en faire une meilleure.
Faire appel à un « assistant » de rédaction de slides est une fausse bonne idée. Cette fonction vous propose des templates de travail tout prêts et classés suivant les thématiques que vous souhaitez aborder : présentation commerciale, annoncer une mauvaise nouvelle… Vous êtes donc encouragé à moins réfléchir, et à moins collecter d’informations préalables. Ce faisant, avec moins de données initiales, le problème paraît forcément plus simple à appréhender… et vous avez l’impression d’avoir été clair et limpide dans votre présentation.
Moralité : parce que chaque problème est unique, ne cédez pas à la facilité, et repartez de zéro autant que possible, vous réfl échirez librement et plus effi cacement.
L’illusion simplificatrice qui fait l’essence (et la vertu, pense-t-on) de PowerPoint est celle qui vous incite également à réutiliser d’anciennes présentations pour en créer de nouvelles. En faisant cela, vous vous enfermez volontairement dans une cage cognitive pas forcément pertinente pour votre sujet, ni appropriée à votre façon d’aborder la question, à votre état d’esprit, à votre audience…
Cette façon de faire appel au copier-coller contribue ainsi d’une manière sourde à provoquer, ici encore une illusion de connaissance : en vous incitant à ne plus faire la démarche nécessaire et préalable d’analyse des données du problème, et de leur remise à plat, vous vous privez d’informations supplémentaires peut-être capitales, et vous ne vous laissez plus la place de douter : votre pensée s’insère dans un cadre cognitif préalablement existant et vous avez la confortable illusion d’avoir compris et traité le problème comme il se devait…
Préparez votre Master Slide
PowerPoint offre la possibilité d’éditer une slide modèle sur laquelle se déclinera toute votre présentation. Prenez donc le temps, en vous appuyant sur les astuces ci-après, de préparer cette master slide : cela vous évitera d’avoir à vous occuper de la mise en page de chaque slide à chaque fois, de régler l’emplacement des titres d’une slide à l’autre, la couleur de la police, la taille, etc.
Les règles de base pour votre Master Slide sont simples :
Un contraste suffisant
Certaines combinaisons de couleurs facilitent la lecture de vos slides. D’une manière générale, évitez les couleurs trop vives : non seulement c’est souvent d’un goût douteux, mais en plus elles sont inconfortables à lire. Gardez-les pour les PowerPoint du mariage de votre belle-soeur. Sans aller jusqu’à vous conseiller d’adopter le traditionnel noir sur blanc, gardez en tête que le plus simple est souvent le plus facile à lire. Des sites Internet vous donnent même, pour être sûr, des ensembles de couleurs qui vont bien ensemble.
Adobe en propose un bien fait : ww.kuler.abode.com. Dans l’onglet « Create », pour faire simple, sélectionnez l’option « Complementary » pour trouver les couleurs complémentaires à celles que vous avez déjà choisies ou qui vous sont imposées par la charte graphique de votre société. D’autres sites existent bien évidemment, mais celui-ci présente l’avantage d’offrir une navigation intuitive.
Une police facile à lire
Une fois que vous tenez vos deux ou trois couleurs de base, sélectionnez une police qui soit aisée à lire de loin. Les polices « sophistiquée », artistiques ou ludiques sont les pires : oubliez-les. Des études1 ont prouvé que les polices les plus faciles à lire pour un public sont les polices qu’on appelle « Sans Serif ». Les Serif sont des empattements – des sortes d’extension au bout des lettres – qui permettent à l’oeil, lors de la lecture d’un document imprimé, de passer plus facilement d’une lettre à l’autre, et ainsi de lire le mot plus vite. En un sens, ces petites extensions sont autant de ponts qui guident l’oeil dans sa lecture.
À savoir :
L’étude menée par Mackiewicz (1) sur cinq polices avec empattements et cinq sans a permis de caractériser deux polices particulièrement pertinentes pour PowerPoint en termes de professionnalisme et de confort de lecture : Gill Sans et Souvenir Lt.
En préparant votre Master Slide, pensez à régler une fois pour toutes vos slides sur une de ces deux polices, de cette manière vous rendrez service à votre public, et surtout, M. Mackiewicz n’aura pas travaillé pour rien.
En outre, si malgré tous nos avertissements vous faites une liste à puces (sans doute pour hypnotiser quelque aimable volatile), utilisez une petite astuce qui rend les phrases plus simples à lire :
En vous arrêtant sur un gris pas trop pâle non plus. De cette manière votre bullet list, de loin, ressemblera moins à un « pâté » de lettres noires, comme ceci :
1. MACKIEWICZ J. (2007), « Audience Perceptions of Fonts in Projected PowerPoint Text Slides », Technical Communication, 54, 295-306.
Un texte assez gros pour être lu
Rien de pire pour le public que de ne pas pouvoir lire ce que vous vous escrimez à leur projeter sur l’écran derrière vous. Inutile ici de se perdre en explications scientifiques douteuses sur la relation mathématique qui lie la taille de l’écran, la distance du dernier spectateur et la luminosité ambiante ainsi que l’âge du capitaine : a priori, si vous utilisez sur vos slides une police d’au moins 28, tout le monde devrait pouvoir la lire. Et si vous n’arrivez pas à faire rentrer tout votre texte avec une police de 28, c’est tout simplement que vous avez mis beaucoup trop de texte : élaguez !
Par ailleurs, et cela doit bien arriver à certains, s’il vous est revenu la pénible tâche d’animer le Congrès Annuel du 4e et du 5e âge, préférez une taille de police d’au moins 72.
En outre, en utilisant une police assez grosse, vous pourrez moins facilement céder aux tentations d’utiliser des niveaux hiérarchiques multiples, illusion totale d’une pseudo-organisation scientifique de vos idées.
Nous avons vu que l’emploi de hiérarchies profondes dans les slides PowerPoint à la NASA avait contribué à rendre opaque les messages contenus dans les textes, et avait incité les lecteurs à ne prêter attention qu’aux titres des diapositives, pour ignorer finalement la complexité des démonstrations situées dans des invisibles sous-sous-sous-titres totalement déconnectés du titre principal. En rendant complexe le parcours de lecture de chaque slide, parcours déjà difficile du fait du caractère séquentiel de PowerPoint, l’utilisation d’une hiérarchie profonde handicape la lisibilité de l’ensemble du document. L’idéal est donc de s’entenir à une idée par slide, sans introduire de sous-niveaux qui perdent le lecteur et l’auditeur dans un dédale complexe de titres, quitte à devoir utiliser un plus grand nombre de slides dans la présentation.
Arrêtez de bullet lister !
N’oubliez jamais que les sciences cognitives ont démontré depuis longtemps que le format « liste » était le moins efficient en termes de mémorisation. Tenez, par exemple, seriez-vous capable de réciter maintenant la liste des mots présentés dans le chapitre précédent ? Par contre, si vous vous souvenez de l’histoire que nous vous avions proposée avec ces mêmes mots (vous savez, l’histoire du singe !), il est probable que vous puissiez retrouver tous les mots de la liste. Faites l’essai !
La narration, outre qu’elle facilite la mémorisation des messages, vous ouvre un espace de liberté dont la liste, précisément, vous prive. En contraignant votre discours oral à suivre les étapes impératives de la liste, vous construisez une cage à votre prise de parole dont ne pourra sortir aucun élément de digression, aucune spontanéité, aucune improvisation. Vous imposez des frontières à ce que vous pouvez dire, et restreignez votre rôle à une lecture des items de la liste. En somme, vous privez l’audience de la partie humaine de votre présentation, celle qui précisément a en charge de faire passer 80 % du message !
La liste n’est qu’un artifice d’organisation, elle propose un semblant d’ordre, qui n’a d’ordonné que la forme. Vous pouvez lister ensemble tout et n’importe quoi, cela donnera toujours une illusion de clarté, alors que vous n’aurez fait qu’empiler des mots.
Un conseil :
Reprenons la procédure d’approche de la sonde Mars Climate Orbiter avant qu’elle n’impacte la planète Mars. Cette procédure a certainement été balisée, prévue et répétée dans les moindres détails. De nombreuses et diverses checklists d’approche à scrupuleusement respecter doivent avoir été mises en place.
Mettez-vous à la place de l’opérateur de vol de la sonde : vous suivez à la lettre votre checklist à vous. Un élément, puis un autre. Tout est sous contrôle. Cette façon de procéder est tout à fait pertinente lorsqu’il y a nécessité de ne rien oublier dans une procédure et qu’il faut suivre un plan à la lettre. Mais elle stérilise en même temps toute forme de doute. Comment douter des systèmes de mesure utilisés pendant que vous suivez méticuleusement une liste ? Plus un système devient complexe et s’appuie sur des listes rationnelles pour fonctionner, plus il devient vulnérable à l’imprévisible, à ce qui n’a pas été pris en compte dans une liste ou une autre.
Ainsi, lorsque vous faites une liste à puces sur PowerPoint, prenez le temps de vous demander non pas si vous avez tout mis, mais « à quoi est-ce que j’aurais pu, tout simplement, ne pas penser ? »
Donc à la liste, froide et impersonnelle, désengagée et inefficace comme vecteur de sens, préférez une seule phrase, avec verbe conjugué : son impact est nettement supérieur.