Animation réunions à distance : outils et conseils

Par définition, en réseau on ne travaille pas tous à la même adresse. Comment organiser rapidement une rencontre autour d’un sujet commun ? Le point sur les outils et les conseils pour s’en servir à bon escient.

Extrait d’Animez vos réunions par Julia Kalfon aux Éditions Dunod.
Animatrice de réunions depuis 15 ans, Julia met son savoir-faire au service des entreprises.

Les réunions utilisant les nouveaux modes de communication

L’utilisation des nouveaux modes de communication permet de réunir à distance plusieurs participants.

Les avantages paraissent évidents : la possibilité de travailler à distance, des coûts de déplacement évités et la gestion d’équipes nationales, voire internationales, par les managers. Mais il existe aussi des inconvénients : l’animateur ne peut pas observer le langage non verbal, la prise de parole n’est pas fluide, et l’attention des participants est limitée.

Généralement, ce type de réunion est plus adapté aux réunions de transmission rationnelle d’informations (l’animateur a un rôle d’orateur) ou aux comités restreints (3 personnes maximum).

Si ce type de format est adopté pour un recueil d’informations, le rôle de l’animateur se limitera souvent à celui du questionneur/ bâton de parole.

Les réunions à distance ne peuvent pas excéder une heure au risque de perdre l’attention des participants. De plus, si ce type de format est très flexible, il vaut mieux limiter le nombre de participants actifs à 6 ou 7, dans les interventions. Par ailleurs, moins les personnes se connaissent, plus il est difficile de communiquer uniquement avec le son.

Les conférences téléphoniques (ou conference calls)

La conference call (abrégée « conf call ») est un type de réunion déjà bien intégré dans les entreprises. Il s’agit de réunir les participants par téléphone.

L’animateur est souvent l’organisateur. Il fixe un rendez-vous téléphonique aux personnes concernées. Chacun compose à l’heure dite le numéro du service et le numéro de la salle virtuelle.
L’animateur essaie de se connecter avant les autres. Il accueille les participants annoncés par un bip sonore.
En arrivant, chaque participant se présente par son nom, son prénom et, éventuellement, sa fonction. L’animateur prend note des personnes présentes pour éventuellement les relancer, mais surtout savoir qui pose des questions.
Avant de prendre la parole, le participant doit s’annoncer pour que toutes les personnes en ligne sachent qui parle.
Ce type de réunion est plus particulièrement adapté aux réunions d’informations descendantes : une personne parle, les autres écoutent, puis posent des questions.

Très souvent, les conference calls sont utilisées pour les réunions d’informations ascendantes. Dans la plupart des cas, ce type de réunion est constitué de 20 % de participation et de 80 % de perte de temps : c’est typiquement le mode de réunion à éviter.

Comment améliorer l’efficacité des conference calls ? La plupart des managers infligent à leur équipe une réunion chaque semaine. Peu structurées et non préparées, ces réunions pourraient aisément être remplacées par un point individuel de 15 minutes et par une mise en commun des problèmes, des solutions et des décisions de 15 à 30 minutes, après ce premier recueil individuel.

Avantages : la possibilité de réunir plusieurs personnes en même temps, à distance, pour un transfert d’informations uniforme et sans coût de déplacement.

Inconvénients : l’impossibilité de voir les interlocuteurs et d’interpréter le non-verbal, la difficulté de prendre la parole et de savoir qui parle, de maintenir les participants attentifs et, pour l’animateur, de gérer les flux de paroles. la présence de tous les participants en même temps n’est pas toujours justifiée : les participants qui n’interviennent pas font autre chose en même temps.

La visioconférence/la vidéo conférence/le web streaming

Un peu plus récente que la conference call, la visioconférence nécessite une installation spécifique combinant la conference call et un système vidéo. Les participants, réunis dans une salle de réunion équipée, peuvent écouter et voir d’autres personnes présentes dans une autre salle également équipée.

Avantages : ceux de la conference call avec la possibilité de voir les participants, de maintenir leur attention et de montrer des choses (des objets, des manipulations, etc.) en direct.

Inconvénients : une mise en place coûteuse et une fluidité des mouvements et de la parole des participants pas toujours optimale, selon le système utilisé. L’animateur ne peut pas se fier aux signes non verbaux qu’il voit.

La web conférence

La web conférence (ou réunion interactive en ligne) est une réunion partagée par Internet ayant toutes les commodités de la conference call, mais durant laquelle on partage également des écrans d’ordinateur. L’animateur peut dérouler sa présentation en direct, afin que tout le monde la suive exactement en même temps ; il peut ensuite passer la main à un autre intervenant, sur un autre ordinateur.

L’organisateur invite les participants à se connecter à un horaire précis. Il envoie un lien sur lequel cliquer à l’heure dite avec un code d’accès. Certains systèmes proposent une identification individuelle permettant d’affecter un rôle et des fonctions aux personnes connectées (animateur, intervenant, participant actif, invité…). L’organisateur gère les droits de chaque personne, qu’il peut modifier en cours de réunion.

Ce type d’outil est particulièrement adapté à des réunions d’informations descendantes avec des équipes à distance. Les conference calls sont rendues plus interactives et permettent la présentation d’un support.

Avantages : ceux de la conference call et le partage de contenu en direct. Par ailleurs, plusieurs animateurs isolés peuvent prendre la main.

Inconvénients : ceux de la conference call et l’impossibilité de voir les interlocuteurs, malgré le partage d’écran.

Les outils collaboratifs

Le cloud computing offre aux entreprises de nouveaux moyens collaboratifs qui permettent déjà de remplacer certaines réunions présentielles. Le partage de documents, d’outils permet à différentes personnes d’y intervenir de manière synchrone ou asynchrone. Plusieurs personnes peuvent apporter leur contribution et participer ainsi à la construction d’un « objet ». Par exemple, « l’animateur » met un document en ligne, disponible pendant un certain temps et demande aux personnes concernées de le relire, de le vérifier et de le compléter avant la fin d’un délai donné.

Les modifications peuvent être faites en direct sur le document, et chaque personne connectée peut voir les modifications apportées par les autres en temps réel.

Avantages : chacun peut intervenir quand il le peut ; l’animateur peut bénéficier de manière asynchrone de l’expertise de plusieurs équipes ; le document vit et se construit en un temps défini sans avoir à attendre l’intervention des autres équipes.

Inconvénients : la prise de décision finale n’est pas collaborative ; les argumentations du bienfait des modifications ne sont pas prises en compte ; l’animateur dispose des propositions des autres, mais doit finalement trancher tout seul.

Les appels vidéo de groupe (ou voice and video chats)

Les video chats ne sont pas encore très répandus. Il s’agit d’une version démocratisée et moins coûteuse de la vidéo conférence. Les participants pourront se réunir en utilisant un ordinateur muni d’une webcam et d’un outil de video chat (par exemple, Google voice and video chat ou Skype video calls).

Un animateur convie les participants et le déroulement s’effectue à la manière d’une réunion soit par chat écrit, soit par oral. Des icônes diffusant les images des différents participants apparaissent sur chaque ordinateur, permettant à tous de se voir. Avec ce type de format, l’animateur reprend une place plus importante. Il peut animer des réunions d’informations descendantes, mais aussi plus aisément en recueil d’informations.

Avantages : des coûts plus faibles ; la possibilité de réunir plusieurs personnes isolées en même temps ; une possibilité d’interaction entre les participants ; la possibilité de voir les participants, de maintenir leur attention et de montrer des choses (des objets, des manipulations, etc.) en direct.

Inconvénients : selon le système utilisé, la fluidité des mouvements et de la parole des participants n’est pas toujours optimale ; le contact reste froid ; les participants ne savent pas réellement quand on leur parle individuellement, car ils ne peuvent pas suivre le regard de l’animateur ; enfin, ce dernier ne peut pas se fier aux signes non verbaux qu’il voit.

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