Votre rôle d’animateur est primordial : vous êtes à la fois le promoteur, l’animateur et le modérateur des échanges entre les membres. Quelques règles simples pour favoriser l’interactivité au sein du réseau.
Définissez vos modalités de rencontre
Afin de mieux se connaître et de pouvoir échanger, il est important que les membres du réseau prennent régulièrement rendez-vous ensemble et sachent à l’avance quels seront les formats de rencontres proposés sur l’année pour préparer leur participation. Mais quelle forme souhaitez-vous donner à vos rencontres ? Et quelle fréquence ?
Réunion informelle dans un bistrot autour d’un café pour de simples échanges d’expériences ou dans une salle de conférence avec un secrétaire de séance pour acter des décisions engageant l’avenir ? Rencontre « physique », dans une seule pièce, ou « virtuelle » et à distance (visio-conférence, conférence call, forum web) ? À vous de trouver les meilleurs équilibres et de vous mettre d’accord !
Utilisez les ressources du web et des médias sociaux
Twitter, Viadeo, LinkedIn, applications iPhone ou autres supports d’échanges sur le web vous apportent une multitude de solutions simples et pratiques pour créer votre plateforme d’échange et multiplier vos contacts. Dotez-vous des outils les plus adaptés à vos objectifs et besoins. Loin d’être des gadgets, ce sont des relais utiles d’informations qui facilitent bien souvent le rôle de l’animateur.
Ainsi le Club des entreprises de Mérignac a l’idée d’un annuaire dynamique disponible partout via l’iPhone… En quelques mois, l’application est téléchargée par près de 300 utilisateurs et pas seulement des membres ! Chaque membre dispose, des actualitées au jour le jour de toutes les coordonnées et présentations des entreprises du club et des dernières alertes et rendez-vous du club.
Un bon vieux blog ou un groupe sur les réseaux sociaux vous permet également de communiquer de l’information facilement aux membres. Au sein du réseau 18/20 des professionnels de la communication, Caroline Jardri a opté pour le groupe Viadeo : « les outils à disposition permettent de communiquer facilement nos événements aux membres précise-t-elle, cela facilite vraiment la transmission de l’information pour l’animateur.»
De son côté, Dominique Dufour, animateur du Café des freelances ne peut plus se passer d’une communauté en ligne : « Le Café « virtuel » créé sur Ning maintient les liens entre deux réunions physiques. C’est un espace d’échanges où l’on retrouve les visages rencontrés lors d’un café « physique ». Certains découvrent le réseau via Internet et c’est un moyen simple de recruter de nouveaux membres ».
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Sachez déléguer
Efforcez-vous d’être un « animateur » plutôt qu’un « chef d’orchestre » : pourquoi ne pas trouver des relais d’animation et de leadership à l’intérieur de votre réseau ? Faites participer tout le monde en identifiant avec chacun des membres ce qu’il peut apporter au réseau et le rôle qu’il peut y jouer : l’expert qui présente sa spécialité aux autres membres, le responsable des relations presse (pour celui qui connaît des journalistes), le conseiller financier attitré, etc.
Pour Franck Fiszel, intervenant spécialiste du réseau relationnel et animateur du réseau Cap Avenir Réseau et d’un groupe BNI, « l’animateur ne peut pas tout gérer : en déléguant, les projets avancent plus vite et tout le monde gagne du temps. »
Découvrez ses conseils pour bien répartir les rôles selon la structure de votre réseau.
Soyez participatif… Mais ferme
Suscitez les remontées d’informations (bonnes expériences, astuces, opportunités) au sein du réseau et faites les partager à tous, par le biais d’un fil Twitter ou d’une bonne veille liste de diffusion par exemple. Commencez par encourager les phases préparatoires d’écoutes et de débats, capitales pour la cohésion du groupe, puis une fois les décisions prises, veillez à ce qu’elles soient effectivement appliquées. Pour que chacun puisse évoluer en cohésion avec les autres, il est donc essentiel d’établir clairement les règles de fonctionnement du réseau.
« Si ce n’est pas fait dès le départ, il est impossible de revenir à l’ordre initial » précise Mylène Pivot créatrice de la Fédération nationale des télésecrétaires. En effet poursuit la fondatrice, « quand vous commencez à jouer les gendarmes, il est trop tard : vous ne faites que durcir les rapports de forces et favorisez la levée de boucliers. »
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Ne laissez pas certains membres s’installer dans l’inactivité
Vous pouvez déterminer, en accord avec les membres les plus actifs, un niveau d’implication minimum en dessous duquel un membre devra être interrogé sur ses motivations.
Virginie Sanfelieu, auteur du Guide : Créer et animer des clubs ou groupements d’entreprises, a mis en place des questionnaires de satisfaction qui l’aide à évaluer régulièrement la motivation des membres de ses clubs d’entrepreneurs. « Soyez attentifs aux signes avant-coureurs : une présence de plus en plus irrégulière, un investissement moindre dans les débats, de nombreuses hésitations dans les prises de décision : ce membre présente tous les signes de la démotivation. Il faut réagir vite pour comprendre les difficultés qu’il rencontre avant qu’il ne commence à démotiver d’autres membres. »
Les idées clés de l’article :
En tant qu’animateur de réseau, vous êtes à la fois au centre des échanges et le référent des actions menées entre membres.
Pour ne pas vous laisser déborder par les demandes tout en restant disponible, sachez bien organiser les échanges dès les premiers temps du réseau :
- Créez un agenda précis des rencontres, distribué aux membres pour qu’ils puissent eux-mêmes planifier leur participation.
- Choisissez un support d’échanges de manière à ce que chacun puisse s’informer et interagir facilement : page facebook privative, groupe Viadeo, forum ou Intranet…
- Plus le groupe s’étend et plus vous avez intérêt à répartir les rôles. Un « organigramme » de votre association ou structure permettra à chaque nouvel adhérent de solliciter le bon interlocuteur selon ses besoins.
- Avec une telle organisation, vous pourrez plus facilement être attentif aux membres et détecter les démotivations passagères ou difficultés de communication pour y remédier rapidement.