En tant qu’animateur, vous vous retrouvez souvent en première ligne pour conduire les réunions. Le mind mapping vous fournit des outils précieux pour tenir l’objectif, stimuler la productivité du groupe et manager en souplesse les participants.
Avec Frédéric Le Bihan, fondateur de l’École Française de l’Heuristique® (EFH). Auteur d’Organisez vos idées avec le mind mapping (Éditions Dunod).
Technique #1 : pour cadrer les objectifs du groupe
En début de session, au lieu de distribuer l’ordre du jour sous sa forme conventionnelle, donnez plutôt à chacun une grande feuille A3 avec au centre le cœur de la réunion d’où partent les branches principales correspondant aux points importants à traiter. L’équivalant sera visible par tous, sur des feuilles de paper board. Idéalement, l’un des participants peut en temps réel retranscrire sur son PC l’avancée des travaux à l’aide d’un logiciel de mind mapping. Vous n’aurez plus qu’à l’imprimer pour que chaque participant reparte avec son compte-rendu de réunion.
L’avis du formateur
En réunion, nos facultés de mémorisation sont très sollicitées. Une personne ne retient en moyenne que 10 à 20% de ce qu’elle lit, mais 60 à 80% de ce qu’elle reformule et 80 à 100% lorsqu’elle agit et s’implique. C’est pourquoi le mind mapping fait appel aux couleurs, aux dessins, et à l’interaction des participants pour les mobiliser au maximum.
Productivité de l’équipe
Quand vous entrez dans cette phase, tout ce qui pourra amuser les participants et rendre plus vivant les échanges sera bon pour leur productivité : marqueurs de couleurs, dessins, découpages de photos, interactivité, etc.
Technique #2 : collectez les idées
Le mode exploratoire du mind mapping est particulièrement adapté à cet objectif. Il vous suffit de créer des ramifications autour de votre thème à partir des différentes contributions. L’intérêt est de favoriser les rebonds entre participants.
Exemple : pour une offre d’étude mutualisée permettant de réduire les coûts pour vos clients, un membre de l’équipe propose un petit-déjeuner de lancement, un autre à l’idée d’offrir aux invités un couteau économe pour évoquer le bénéfice financier, un autre propose dans le même ordre d’idée, de privatiser un café comme le Petit Bougnat : autant de ramifications qui permettent à tous de participer activement et de construire ensemble l’événement.
Parfois, le débat fait apparaître un nouveau thème à traiter. Dans notre exemple : un listing des 8 bonnes raisons de mutualiser une étude. Il suffit de coller une nouvelle feuille sur le board et dans la continuité du thème traité pour pousser plus loin le raisonnement.
Technique #3 : faire des hypothèses
Lorsque la réunion doit déboucher sur une décision, il est très profitable de jouer au jeu des hypothèses. Sur la carte, toutes les ramifications sur le sujet se développent selon la séquence suivante : « Si on fait ça, ça donnera ça ». Plusieurs hypothèses de travail peuvent ainsi être comparées visuellement, détaillées, et discutées. Celles-ci, assorties de leur arborescence de solutions et de propositions sont en effet exposées et développées de manière équivalente, ce qui évite les problèmes de compréhension entre participants.
L’avis du formateur :
Pour créer ou décider en groupe, la carte rend un très grand service car elle est la mémoire de nos raisonnements. Elle permet à tout moment de rebrousser chemin pour revalider une hypothèse ou la compléter.
Manager avec tact.
Une réunion réseau est en effet différente d’une réunion en entreprise dans la mesure où aucun rapport hiérarchique ne vient réguler les échanges. Il est cependant crucial que chacun puisse s’exprimer pleinement – et pas seulement les leaders spontanés – pour que les productions et les décisions soient bien le reflet fidèle du groupe.
Technique #4 : les chapeaux de couleurs
L’animation des chapeaux de couleurs, associée au mind mapping, vous permettra d’instaurer une dynamique de groupe très riche, tout en manageant avec tact les participants.
Le principe du jeu est simple : chacun doit respecter le mode de communication associé à son chapeau.
Chapeau violet = la neutralité
Celui qui le porte s’en tient aux faits et rien qu’aux faits. Il alimente le débat avec des chiffres, des données objectives et vérifiables.
Chapeau rouge= la critique émotionnelle
Celui qui le porte exprime ses opinions avec émotions. Il s’agit là de sentiments, d’intuitions et de pressentiments. Il n’a pas à se justifier.
Chapeau noir = la critique négative