Cherchez le bon lieu, au bon moment
Où ? et quand ? sont les premières questions qui viennent à l’esprit et elles sont loin d’être anodines car vos réponses donneront le ton de votre rendez-vous annuel.
Vous voulez cocooner vos membres dans un climat à la fois confortable et studieux ? Parcourez donc le guide des Relais et Châteaux. Vous voulez valoriser le futur ? Demandez à un nouveau membre de vous accueillir tous dans son entreprise et sa région. Vous privilégiez la convivialité et les contacts informels pour créer du lien ? Envisagez un parc d’attractions, type Disney ou Astérix. Votre force c’est la fidélité, la solidarité des membres ? Privilégiez le rituel, retrouvez toujours le même petit resto des débuts, où tout à commencé...
Pour le timing, évitez les périodes de fêtes familiales, les vacances scolaires et n’ignorez pas non plus les soirs de gros match ou d’allocution présidentielle…
Soyez précis dans le contenu
Déterminez précisément les critères qui seront abordés dans votre bilan. Pas besoin de gloser : concentrez-vous sur des résultats factuels et mesurables. Revoyez les comptes-rendus des réunions précédentes pour voir dans quelle mesure les plans d’actions antérieurs ont été effectivement traités. Mais attention à ne pas vous contenter de cette seule vision rationnelle : ne faites pas l’impasse sur les perceptions de vos membres qui, pour de multiples raisons, peuvent diverger. Mieux vaut donc prendre la température du réseau en amont pour détecter les problèmes. Nos experts conseillent les outils classiques : questionnaires d’évaluation, groupes de travail, sondages téléphoniques…
Établissez le plan de route
Ce bon travail de préparation vous permettra d’identifier les thèmes sur lesquels vous devrez faire "travailler le groupe", le type d’interventions et d’animations à mettre en place. Au final, vous êtes capable de rédiger un ordre du jour détaillé et minuté, véritable plan de route qui vous permet de "briefer" tous les intervenants, d’organiser avec eux les répétitions et bien sûr d’informer tous les participants. Enfin, n’oubliez pas de désigner un chef de projet qui s’assurera du suivi logistique : informations pratiques, repas, loisirs, bonne marche des matériels informatiques de projection et jusqu’aux feutres neufs pour le paper-board.
L’animation, le plus qui fait la différence
Faut-il convoquer un pro de l’animation ?
Pour garder vos membres alertes du début à la fin, soyez vivant. Si votre budget le permet, un animateur extérieur est le bienvenu : il saura mettre les intervenants en valeur, faire participer tout le monde, y compris les plus timides. Il pourra également partager son expérience personnelle ou faire des rapprochements avec d’autres secteurs que le vôtre. Virginie Sanfelieu nous met toutefois en garde : Un animateur extérieur oui, mais seulement s’il est parfaitement au courant de l’histoire du réseau. Sans quoi, à vous d’endosser le costume du Monsieur Loyal, quitte à utiliser des ressources complémentaires pour illustrer votre propos : comédiens, journalistes, sportifs…
Optimisez l’efficacité des présentations
N’hésitez jamais à donner la parole à l’assistance : sous la forme de dialogues ou de questions/réponses. Virginie Sanfelieu propose aussi de faire animer les débats par les membres. Qui mieux qu’eux saura partager leurs réussites ? Si vous prévoyez des exposés magistraux, par exemple pour donner les résultats de vos enquêtes et quelques chiffres significatifs, limitez-les à une quinzaine de minutes et soignez les supports. Pour un PowerPoint, pas plus de 6/7 slides de 5 lignes maximum ! insiste Gérard Aubin.
Favoriser la création d’idées
Les ateliers ou groupes de travail sont souvent les organisations les plus productives. Chaque thématique d’atelier découlant des problèmes soulevés lors du bilan. C’est parti pour un "brainstorming" ? D’accord mais comment ? Rien de plus efficace que la simplicité avec la méthode "papier/crayon" préconise Gérard Aubin ! Chaque membre écrit en 2 minutes chrono ses idées ou propositions sur le thème de l’atelier ; puis dans un tour de table aléatoire, lit son papier à voix haute. L’animateur note les idées récurrentes, puis lance les débats. Mais attention ! Au-delà de 3 heures, ne comptez plus sur les éclairs de génie…
Dynamiser la prise de décisions
Les ateliers terminés, sonne l’heure des décisions. Mais information mal acquise ne profite guère… Assurez-vous que tout est clair pour tout le monde en reformulant et synthétisant les idées émises. Puis, si vous êtes peu nombreux, votez à main levée. Sinon, vous pouvez distribuer des cartons verts (d’accord), ou rouges (pas d’accord) à chacun des membres. Lorsqu’ils les lèveront en un seul mouvement, le résultat sautera aux yeux de tous !
Éviter au soufflet de retomber
Il est indispensable de concrétiser les temps forts et les décisions dans un compte-rendu. Ce document doit battre le fer pendant qu’il est encore chaud. Envoyez-le à vos membres sous une semaine maximum. Didier Leys propose de le mettre en ligne sur le site du réseau ou sur tout autre support réactif : blog, liste de diffusion... Cette restitution écrite doit être précise, comme un contrat validant une négociation conseille Virginie Sanfelieu. Son secret consiste à joindre à ce document une convention d’engagement ou d’adhésion. Tous les membres ont ainsi un résumé de la réunion et un document à vous retourner qui les engage à tout faire pour remplir les objectifs décidés. C’est aussi un tableau de bord permanent pour éviter les dérives et une base solide et indiscutable… pour préparer la réunion de l’année prochaine !
