Comment animer efficacement une conférence
téléphonique ?
Pour organiser une réunion de réseau
jusqu’à 10 participants sans se
déplacer, la conférence téléphonique
reste un moyen privilégié. À la
fois simple et économique, elle est
aussi à la portée de tous puisque
hormis un bon vieux téléphone,
un casque audio ou une fonction haut-parleur,
elle ne requiert ni équipement ni connaissance
technologique particuliers. Toutefois, pour être
efficace, elle suppose une certaine discipline.
Conseils et outils pour une animation réussie.
Le caractère virtuel et les contraintes
techniques d’une conférence
téléphonique incitent en effet à redoubler
de professionnalisme, tant dans sa préparation
que dans sa conduite ou son suivi. Au final,
tout le monde y gagne car cette exigence
de formalisme permet de retrouver les basiques
bien souvent oubliés lors de réunions
physiques et qui sont garant de l’efficacité et
de la productivité du groupe.
Les 3 facteurs-clés d’une
conférence téléphonique
réussie :
Un animateur
clairement désigné
C’est lui qui aura organisé la
conférence, prévenu les intervenants,
réservé la salle virtuelle,
initié la communication téléphonique.
La ponctualité de
rigueur
Un créneau horaire étant
déterminé auprès de
l’opérateur télécom,
passé ce délai, la salle
virtuelle n’est plus disponible.
Par ailleurs, les dépassements horaires
sont facturés. S’il y avait
les mêmes pénalités
dans les entreprises, il y aurait de grosses
tirelires à la clé !
Un formalisme
dans les présentations
et les échanges
Par définition, ce type de conférence
ne donne pas d’autres repères
que les voix, d’où l’importance
des présentations des participants
effectuées par l’animateur.
Celles-ci doivent être systématiques,
au moment de l’accueil et lors des
interventions où chacun
doit se nommer avant de prendre
la parole.
De même, impossible de s’interrompre,
de parler à plusieurs sans tomber
aussitôt dans une cacophonie impraticable.
Enfin, une communication téléphonique à la
fois : invitez chacun des participants à éteindre
son portable.
Le conseil d’animation
Vous devez vous attacher à compenser
le caractère virtuel de cette réunion, à rendre
vos échanges les plus concrets et
physiques possibles. Cette visualisation
aura un impact positif sur la compréhension
des propos et sur leur mémorisation.
Quelques exemples :
Donnez
un nom à la salle,
en rapport avec l’ordre du jour.
: « Bienvenue
dans la salle Plan commercial ».
Lors des présentations,
n’hésitez
pas à effectuer un véritable
tour de table, dans le sens des
aiguilles d’une montre : « À ma
gauche, je vous présente
Jean Paul de Nantes, puis Sylvaine
de Chinon »,
etc. Laissez à chacun la
parole pour une courte phrase d’introduction.
Ces préambules permettent
aux participants de noter « le
plan de table » et
de mémoriser l’identité et
la voix de leurs interlocuteurs.
De même, si l’un des
participants doit quitter la conférence,
raccompagnez-le « jusqu’à la
porte » et profitez-en pour
lui rappeler sa liste de tâches à effectuer
pour la prochaine fois.
Il s’agit d’un schéma
qui reproduit la salle
de réunion
et permet ainsi :
l’identification
rapide des participants
la prise de note de leurs avis et interventions
le relevé des décisions
et du « pour action » de
chacun
Astuces :
Joignez ce document à votre
e-mail d’invitation à la
conférence. Tous les participants
travailleront avec le même
outil, ce qui facilitera d’autant
la compréhension et la cohésion
du groupe.
Si votre plan de réunion
est réalisé sous PowerPoint
ou Word, vous pouvez le remplir en
temps réel. Avantage : aussitôt
la conférence terminée,
vous pouvez envoyer votre compte-rendu
avec votre e-mail de remerciement.
